W Portalu HR oraz Portalu SEOD wprowadzono nową funkcjonalność umożliwiającą efektywne zarządzanie dostępną przestrzenią dyskową przeznaczoną do przechowywania załączników przesłanych na portal. Można z niej skorzystać na nowym pulpicie Zarządzanie załącznikami.

Uprawnieni użytkownicy mogą tutaj zweryfikować, ile dostępnej przestrzeni zajmują pliki organizacji, a także usunąć te, które nie są już potrzebne. Funkcjonalność pozwala na optymalizację wykorzystania przestrzeni dyskowej, zapewniając jednocześnie dostęp do operacji zarządzania plikami organizacji wyłącznie dla autoryzowanych użytkowników.

Rys. 1. Pulpit Zarządzanie załącznikami – cz. 1

Rys. 2. Pulpit Zarządzanie załącznikami – cz. 2

Pulpit Zarządzanie załącznikami udostępniony został w gałęzi Pozostałe. Składa się on z trzech sekcji.

W sekcji Kategorie zawarte są informacje o przestrzeni dyskowej łącznie zajętej przez pliki organizacji w podziale na ich kategorie i podkategorie. Domyślnie prezentowane są informacje dotyczące plików dodanych w bieżącym miesiącu kalendarzowym. Zmianę tego okresu umożliwiają filtry Data od i Data do. Kliknięcie nazwy danej kategorii zawęża zakres informacji wyświetlanych w głównej sekcji Grupy załączników wyłącznie do plików wybranej kategorii.

W sekcji Dostępna przestrzeń prezentowane są informacje o ilości dostępnego oraz wykorzystanego w organizacji miejsca, przeznaczonego do przechowywania plików. Informacje te zwizualizowane są również w formie paska procentowego.

Sekcja główna Grupy załączników zawiera listę grup plików (załączników) przechowywanych w Portalu HR i Portalu SEOD w całej organizacji. Jedna grupa oznacza jedną podkategorię plików dodanych w jednym miesiącu kalendarzowym. Ze względu na ochronę danych nie są prezentowane pojedyncze pliki ani ich nazwy. W sekcji domyślnie prezentowane są informacje dotyczące plików dodanych w bieżącym miesiącu kalendarzowym. Żeby zmienić okres, korzystamy z filtrów Data od i Data do, znajdujących się w sekcji Kategorie.

Sekcja Grupy załączników zawiera następujące informacje:

• Nazwa – nazwa grupy plików (tożsama z podkategorią),
• Data dodania – miesiąc i rok kalendarzowy, w którym dodano pliki na portal,
• Kategoria – kategoria grupy plików,
• Rozmiar – łączny rozmiar przestrzeni dyskowej zajmowanej przez pliki z danej grupy.

W sekcji dostępna jest akcja Usuń załączniki z grup. Akcja ta służy usunięciu całej wybranej grupy załączników z Portalu HR lub Portalu SEOD i dotyczy wszystkich plików w grupie dodanych w organizacji – również tych, do których zalogowany użytkownik nie ma bezpośredniego dostępu. Usuwanie plików powinno nastąpić po upewnieniu się, że dalsze przechowywanie danej grupy załączników nie jest już zasadne w organizacji.

Aby usunąć grupę lub grupy załączników, w pierwszej kolejności zaznaczamy wybrane pozycje, klikając pole znajdujące się po lewej stronie ich nazwy. Następnie używamy akcji Usuń załączniki z grup i potwierdzamy chęć wykonania operacji dla zaznaczonych pozycji. Następnie zapoznajemy się z informacjami zawartymi w oknie akcji i zaznaczamy pole wyboru Potwierdzam zlecenie usunięcia danych. Zatwierdzamy akcję przyciskiem OK.

Rys. 3. Okno akcji Usuń załączniki z grup

Po zatwierdzeniu akcji pliki nie będą dłużej dostępne w Portalu HR i SEOD dla pracowników organizacji. Zostaną one zastąpione plikami tekstowymi w formacie .txt. Po otwarciu takiego pliku przez użytkownika portalu wyświetli się komunikat informujący, że plik został usunięty.

Rys. 4. Komunikat informujący o usunięciu pliku z portalu

Dzięki możliwości usuwania zbędnych plików organizacja ma kontrolę nad ilością zajmowanej przestrzeni dyskowej. Po usunięciu wybranych grup załączników ilość dostępnego miejsca zostanie automatycznie zaktualizowana.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK