W systemie Softlab HR wprowadzono możliwość automatycznej synchronizacji danych dotyczących nieobecności pracowników z kalendarzem Outlook, działającym w oparciu o serwer Exchange.
Do obsługi tego rozwiązania został użyty interfejs Graph API. Jest to nowoczesne i bezpieczne rozwiązanie, umożliwiające skuteczne zarządzanie uprawnieniami po stronie usług Microsoft.
Celem tej funkcjonalności jest zapewnienie pracownikom wygodnego dostępu do informacji o ich nieobecnościach bezpośrednio w kalendarzu Outlook. Dzięki temu każdy użytkownik może w prosty sposób śledzić swoje zaplanowane urlopy oraz nieobecności zasiłkowe, które zostały wprowadzone w systemie Softlab HR. Dodatkowo widoczność terminów nieobecności współpracowników w kalendarzu ułatwia planowanie pracy zespołowej, organizację spotkań oraz efektywne zarządzanie zasobami w firmie. Przejrzystość w zakresie dostępności członków zespołu sprzyja lepszej koordynacji działań.
Synchronizacja przebiega automatycznie, bez potrzeby ingerencji ze strony użytkownika systemu ERP. W zależności od konfiguracji możliwe jest synchronizowanie albo wszystkich, albo tylko wybranych typów urlopów i/lub zasiłków.
Proces synchronizacji obejmuje trzy podstawowe operacje na danych:
- dodawanie nowych wpisów,
- modyfikowanie istniejących,
- usuwanie rekordów.
Po uruchomieniu synchronizacji w widoku kalendarza w Outlook pracownicy będą mieli podgląd nieobecności w formie pokazanej na poniższym rysunku:
Rys. 1. Przykładowy widok kalendarza Outlook po synchronizacji danych dotyczących nieobecności
Poniżej zaprezentowane są szczegóły Urlopy i Zasiłki oraz wynagrodzenie za czas choroby, dostępne w słowniku Pracownicy, skąd pochodzą dane dotyczące nieobecności.
Rys. 2. Szczegół Urlopy w słowniku Pracownicy
Rys. 3. Szczegół Zasiłki oraz wynagrodzenie za czas choroby w słowniku Pracownicy
Nieobecności widoczne w kalendarzu Outlook, o których informacje pochodzą ze słownika Pracownicy, oznaczone są etykietą AssecoSoftlabERP.
Rys. 4. Szczegóły spotkania widocznego w kalendarzu Outlook, oznaczone etykietą AssecoSoftlabERP
Uwaga! Zalecane jest, aby inne spotkania rejestrowane w kalendarzu Outlook nie były przypisywane do kategorii wykorzystywanej do procesu synchronizacji nieobecności (czyli AssecoSoftlabERP).
Wymagania dotyczące adresu e-mail pracownika w procesie synchronizacji z kalendarzem Outlook
Aby synchronizacja danych z kalendarzem Outlook przebiegała prawidłowo, jednym z kluczowych wymagań jest poprawne uzupełnienie adresu e-mail pracownika, powiązanego z jego firmowym kontem na serwerze Exchange. Tylko adresy e-mail obsługiwane przez serwer Exchange umożliwiają prawidłową rejestrację zdarzeń w kalendarzu oraz ich podgląd w aplikacji Outlook.
Adres e-mail należy wprowadzić standardowo w słowniku Pracownicy, w szczególe Kontakty lub w słowniku Operatorzy systemu, w zależności od przyjętej konfiguracji.
Uwaga! Jeśli w systemie został ustawiony parametr TypKontaktuEMailExchange, należy używać wskazanego w nim typu adresu e-mail do celów synchronizacji z serwerem Exchange. W tym celu wprowadzono nowy typ kontaktu E-mailExchange, który można przypisać do powyższego parametru i wykorzystywać w procesie rejestracji adresów e-mail pracowników.
Rys. 5. Okno edycyjne szczegółu Kontakty w słowniku Pracownicy – rejestracja adresu e-mail
Konfiguracja
Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK
Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE