W Platformie Komunikacyjnej Businesslink udostępniono nowy dodatek BusinessOCR, wykorzystujący technologię OCR (Optical Character Recognition) opartą na sztucznej inteligencji (model LLM) do przekształcania tekstu z zeskanowanych dokumentów lub obrazów na format cyfrowy.

Korzyści płynące z mechanizmu OCR obejmują m.in. przekształcanie pliku PDF na format XML. Posiadanie wszystkich faktur w formacie XML w naszej firmie może poprawić:

• Przeszukiwanie i indeksowanie – Pliki XML są strukturalne, co ułatwia przeszukiwanie i indeksowanie zawartości dokumentu.
• Edytowalność dokumentów – Pliki XML, ze względu na swoją strukturalność, łatwo przeszukać i zmodyfikować konkretne pola dokumentu.
• Automatyzację procesów – Pliki XML mogą być łatwo przetwarzane przez różne systemy informatyczne, co umożliwia automatyzację wielu procesów biznesowych.
• Integrację z innymi systemami – XML jest formatem szeroko stosowanym w różnych aplikacjach i systemach, co ułatwia integrację danych z OCR z innymi narzędziami i platformami, np. z Portalem podatnika KSeF.

Funkcjonalność dodatku BusinessOCR jest analogiczna do licencji Integracja z OCR, jednak BusinessOCR bazuje na inteligentnym rozwiązaniu stworzonym przez Asseco BS, podczas gdy Integracja z OCR opiera się na funkcjonalności dostarczonej przez zewnętrznego dostawcę (Szybkafaktura.pl lub Skanuj.to). Funkcjonalnością dodatku BusinessOCR jest Faktura OCR (odebrane). W ramach użycia tej funkcjonalności następuje proces przekształcania odebranej faktury na format XML. Funkcjonalności możemy używać zarówno dla faktur otrzymywanych od kontrahentów, jak i dla własnych faktur, które prześlemy na skrzynkę e-mail w usłudze, dedykowaną odbiorowi faktur w naszej firmie.

Dotychczas jedyną możliwością korzystania z funkcjonalności digitalizacji dokumentów za pomocą silnika OCR było włączenie licencji Integracja z OCR, co wiązało się z koniecznością założenia konta u zewnętrznego dostawcy (Szybkafaktura.pl lub Skanuj.to). Pośrednictwo zewnętrznej firmy często wymagało kontaktu z konsultantem tej firmy, co wydłużało czas realizacji zleceń dotyczących funkcjonalności OCR.

Obecnie licencja BusinessOCR pozwala na korzystanie wyłącznie z usług Asseco BS, bez pośredników. Dodatkowym atutem nowego dodatku jest szybkość przetwarzania dokumentów oraz lepsze radzenie sobie silnika opartego na sztucznej inteligencji z fakturami o słabej czytelności.

Możliwe jest posiadanie obu dodatków OCR, jednak nie można ich używać jednocześnie. Dlatego należy zdecydować, z którego silnika OCR będziemy korzystać w Usłudze. Konfiguracja w Portalu Businesslink musi być przeprowadzona przez administratora naszej firmy lub konsultanta ABS.

W przypadku włączenia licencji BusinessOCR, pod warunkiem, że posiadamy odpowiednie uprawnienia, możemy zobaczyć statystyki użycia funkcjonalności tego dodatku na pulpicie Statystyki w portalu, czyli podstawę do naszego rozliczenia w Usłudze za ten dodatek.

Rys. 1. Pulpit Statystyki z nowym dodatkiem BusinessOCR

Funkcjonalność dodatku jest podobna do tej w Integracji z OCR – Faktura OCR (odebrane). Sposób rozliczenia za usługę jest jednak inny. W Integracji z OCR jednostką miary jest wielkość plików przetwarzanych w mechanizmie OCR. Za każde rozpoczęte 3 MB naliczane jest 100 e-Punktów. Natomiast w BusinessOCR rozliczanie odbywa się na podstawie liczby stron przetwarzanego dokumentu. Za każde rozpoczęte 2 strony naliczane jest 400 e-Punktów. W raporcie szczegółowym, możliwym do pobrania z pulpitu Statystyki, funkcjonalności obu dodatków są rozróżnione jako osobne kategorie dokumentów – Faktura BusinessOCR oraz Faktura OCR.

Rys. 2. Kategorie faktur OCR w Raporcie szczegółowym pobranym z pulpitu Statystyki

Efekty działania silnika OCR możemy prześledzić na pulpicie Faktury odebrane, w kartach poszczególnych dokumentów, pod warunkiem, że posiadamy do tego odpowiednie uprawnienia.

Poniżej znajduje się przykładowa karta faktury z załącznikiem wygenerowanym przez BusinessOCR.

Rys. 3. Karta faktury z załącznikiem wygenerowanym przez BusinessOCR

W karcie otrzymanego dokumentu, oprócz źródłowych załączników przesłanych przez kontrahenta, widzimy plik opisany jako Wygenerowano przez BusinessOCR. Plik ma format XML. Mamy możliwość pobrania go poprzez kliknięcie jego nazwy.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK