Kiedy Amazon składa zamówienie, każda minuta ma znaczenie, a jeden błąd w etykiecie może kosztować więcej niż cała marża. Praca w modelu Amazon Vendor Central to nie zwykły e-commerce – to logistyka na poziomie mistrzowskiej precyzji. Z drugiej strony: to też ogromna szansa. Współpraca z gigantami handlu online daje dostęp do rynków, które wcześniej były poza zasięgiem – ale tylko wtedy, gdy masz kontrolę nad każdym etapem.

Dlatego powstał Softlab ERP dla Amazon Vendor – system stworzony dla dystrybutorów i producentów, który pozwala zapanować nad mnogością zadań związanych z realizacją zamówień w modelu Vendor. Od ofert i zamówień, przez komunikację z dostawcami, aż po faktury, etykiety i wysyłki – wszystko przebiega automatycznie, sprawnie i z minimalnym ryzykiem pomyłek. Jedna platforma. Więcej kontroli. Więcej możliwości.

Specyfika modelu Amazon Vendor i jego wyzwania

Amazon Vendor Central to ekskluzywny model współpracy dostępny wyłącznie dla zaproszonych dostawców. W przeciwieństwie do powszechnie dostępnego modelu Seller Central, w systemie Vendor to Amazon staje się bezpośrednim nabywcą produktów. Platforma kupuje hurtowe ilości towarów i przejmuje odpowiedzialność za ustalanie cen detalicznych, organizację dostaw do klientów końcowych oraz obsługę zwrotów.

Model ten oferuje producentom i dystrybutorom liczne korzyści:

• Zwolnienie z obowiązku rejestracji do VAT w innych krajach.
• Realizacja hurtowych zamówień.
• Dostęp do sieci Prime z możliwością szybkich dostaw.
• Możliwość korzystania z Amazon Marketing Services.
• Większe zaufanie klientów do produktów sprzedawanych bezpośrednio przez Amazon.

Jednak współpraca ta stawia przed dostawcami ogromne wyzwania logistyczne i organizacyjne. Jak pokazuje przykład jednego z użytkowników Softlab ERP, polski dystrybutor po otrzymaniu zamówienia od Amazon musi zweryfikować oferty swoich dostawców, wybierać tych, którzy oferują nie tylko korzystne ceny, ale również są w stanie sprostać rygorystycznym terminowym wymaganiom Amazon następnie złożyć do nich zapytania i na bazie odpowiedzi utworzyć zamówienia do dostawców.

Sytuację dodatkowo utrudnia skala zamówień – tysiące różnych indeksów, bardzo krótkie terminy realizacji i dostawy przychodzące partiami sprawiają, że każdy etap trzeba śledzić na bieżąco, by uniknąć opóźnień i błędów.

Jak Softlab ERP automatyzuje i usprawnia współpracę z Amazon Vendor Central

Softlab ERP dla Amazon Vendor to kompleksowe rozwiązanie integrujące system ERP z platformą Amazon Vendor Central. Dwukierunkowa synchronizacja umożliwia automatyzację wszystkich kluczowych procesów i eliminuje błędy często pojawiające się przy ręcznym zarządzaniu za pomocą arkuszy kalkulacyjnych czy też innych narzędzi.

1. Przygotowanie ofert produktowych na rynki Amazon

Niezależnie od tego, czy firma działa jako producent czy jako pośrednik – proces przygotowanie ofert produktowych na rynki Amazon wiąże się z szeregiem wyzwań. Źródła danych są różnorodne, formaty niespójne, a informacje o produktach – często niejednolite lub niepełne. Dodatkowo ceny oraz dostępność towarów zmieniają się bardzo dynamicznie. Softlab ERP wspiera ten proces, umożliwiając zebranie danych z różnych źródeł, ich przetworzenie, ustrukturyzowanie i przygotowanie zgodnych z wymaganiami Amazon plików (feed) kierowanych „automatycznie” na poszczególne rynki. W rezultacie cały proces przebiega sprawnie, jest łatwiejszy do skalowania i mniej narażony na błędy.

Softlab ERP automatyzuje ten proces poprzez:

• Wspomaganie zbierania ofert towarowych od różnych dostawców.
• Przetwarzanie i tworzenie ofert produktowych na różne rynki Amazon z wykorzystaniem mechanizmów:

• algorytmu wyboru najkorzystniejszej ceny,
• mechanizmów kontroli price protection,
• kontroli łączenia tych samych produktów i wyboru najlepszych warunków.

• Obsługę dowolnej ilości produktów w ofertach (obsługa ponad miliona kodów EAN).
• Mechanizmy wspierające automatyczne wysyłanie przygotowanych ofert na rynki Amazon.

2. Sprawna obsługa zamówień Amazon

Zamówienia spływające z Amazon charakteryzują się zazwyczaj bardzo krótkimi terminami realizacji, wymagają szczegółowej weryfikacji i szybkich działań mających na celu realizację jak największej liczby zamówionych asortymentów. Ręczne zarządzanie tymi procesami prowadzi do błędów i nieefektywności.

Softlab ERP usprawnia obsługę zamówień poprzez:

• Automatyczną rejestrację i „indywidualne” przetwarzanie każdej linii zamówienia z Amazon.
• Bieżącą informację o aktualnym statusie linii zamówienia Amazon.
• Dedykowane mechanizmy wspierające przetwarzanie linii zapytań:

• Automatyczne „wyzerowanie” linii z pozycjami asortymentowymi, którymi klient nie chce już handlować,
• Informacje o obecności danego EAN/ASIN w systemie i kartotece asortymentowej,
• Kontrolę marży z możliwością „zerowania linii” o zbyt niskiej marży,
• Mechanizmy automatycznego, zbiorczego uzupełniania kartoteki o brakujące indeksy asortymentowe (uzupełnienie kodu ASIN).

3. Obsługa mechanizmów zapytań ofertowych i bieżąca synchronizacja danych

Współpraca z wieloma dostawcami generuje złożone procesy zarządzania zapytaniami ofertowymi. Zapytania kierowane są do różnych dostawców, tylko na produkty przez nich oferowane, a realizacja zamówień musi uwzględniać najkorzystniejsze oferty.

System Softlab ERP:

• Agreguje linie zamówień od Amazon w kontekście kodów (EAN/ASIN).
• Automatycznie generuje i wysyła zapytania ofertowe do dostawców na podstawie wcześniej zarejestrowanych ofert.
• Importuje odpowiedzi na zapytania ofertowe i aktualizuje status deklarowanej wielkości dostawy.
• Aktualizuje informacje o ilościach przewidzianych do dostarczenia i wysyła informację zwrotną do Amazon.
• Na bieżąco aktualizuje status realizacji zamówienia (statusy).

4. Koordynowanie procesów logistycznych i magazynowych

Logistyka dostaw do Amazon jest szczególnie wymagająca. Towar musi być wysłany w określonym oknie czasowym, często pochodzi z kilku zamówień, musi być odpowiednio zapakowany, a produkty tego samego rodzaju mogą trafiać do różnych magazynów Amazon.

Softlab ERP dla Amazon Vendor:

• Obsługuje cały proces logistyczny.
• Kontroluje obieg dokumentów w procesie handlowym z Amazon.
• Umożliwia korzystanie z terminali radiowych (WMS).
• Wspiera proces cross-docking (połączenie przyjęcia i sortowania).
• Automatycznie drukuje etykiety, generuje dokumenty magazynowe i zamawia kurierów.
• Wysyła powiadomienia o wysyłce. Automatycznie awizuje wysyłkę we właściwym magazynie Amazon.

Efekty wdrożenia Softlab ERP dla Amazon Vendor

Wyniki wdrożenia systemu u jednego z klientów pokazują imponującą transformację:

• Czterokrotny wzrost liczby obsługiwanych zamówień rok do roku.
• Obsługa cztery razy większej liczby faktur dzięki automatycznej wymianie danych EDI.
• Znaczny wzrost obsługiwanych magazynów Amazon (z 85 do 176).
• Zwiększenie liczby współpracujących dostawców (z 86 do 194).
• W niecały miesiąc Q4 2023 klient zrealizował więcej zamówień niż za cały Q3 2022 roku.

Korzyści z wdrożenia systemu

Softlab ERP dla Amazon Vendor oferuje szereg wymiernych korzyści:

• Jeden zintegrowany system do obsługi wszystkich procesów Amazon Vendor.
• Dwustronna synchronizacja między systemem ERP a platformą Amazon.
• Znaczące zwiększenie skali biznesu dzięki automatyzacji.
• Dostosowanie do rygorystycznych wymagań Amazona.
• Możliwość wykorzystania procesu cross-docking.
• Gwarancja prawidłowo obsłużonych linii zapytań Amazon.
• Uniknięcie kar wynikających z mechanizmów kontroli price protection.
• Automatyzacja wszystkich procesów od obróbki zamówień, przez powiązanie z zamówieniami do dostawców, przyjęcie i wydanie, po przygotowanie paczek i wysyłkę.

Podsumowanie

Softlab ERP dla Amazon Vendor to kompleksowe rozwiązanie dla dystrybutorów i producentów współpracujących z Amazon w modelu Vendor Central. System eliminuje konieczność ręcznego zarządzania za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, automatyzuje skomplikowane procesy i zapewnia zgodność z rygorystycznymi wymaganiami Amazon. Dzięki integracji wszystkich procesów w jednym miejscu, przedsiębiorstwa mogą znacząco zwiększyć skalę działalności, uniknąć błędów i kar finansowych, a także sprawnie realizować zamówienia nawet w przypadku bardzo dużej ich liczby.

Warto podkreślić, że Softlab ERP obsługuje również współpracę w modelu Amazon Seller Central (FBA, FBM) oraz handel na innych platformach marketplace, co czyni go uniwersalnym narzędziem dla firm działających w e-commerce.