W codziennej pracy działów kadrowych, szczególnie przy obsłudze umów cywilnoprawnych w systemie Softlab HR by Asseco pojawia się istotna zasada: podczas wystawiania rachunku do umowy bezosobowej (zlecenia lub umowy o dzieło) należy zawsze zaznaczyć pole wyboru Podatek, nawet jeśli dana osoba jest zwolniona z obowiązku opłacania podatku dochodowego.

Pole wyboru Podatek, znajduje się w formatce edycyjnej procedury Dodaj nowy rachunek (dostępnej w szczególe Rachunki słownika Kartoteka umów).

Rys. . Pole wyboru Podatek w formatce edycyjnej procedury Dodaj nowy rachunek (wersja bazy danych 2025.1, wersja aplikacji dostępowej 25.1)

Pominięcie tej czynności może skutkować błędnym wygenerowaniem formularza PIT-11, co oznacza konieczność późniejszych korekt.

Kiedy to ma znaczenie?

Dotyczy to sytuacji, gdy rachunek wystawiany jest na osobę, która korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego – np.:

• osoby do 26. roku życia (ulga dla młodych),
• emeryci.

Choć podatek w takich przypadkach nie jest pobierany, dla systemu zaznaczenie tego pola jest sygnałem, że trzeba naliczyć określone składniki techniczne.

Dlaczego to takie ważne?

Zaznaczenie pola wyboru Podatek powoduje, że system:

• tworzy techniczne składniki wynagrodzenia, które są niezbędne w dalszym procesie rozliczeń,
• poprawnie uwzględnia przychód zwolniony z podatku w formularzu PIT-11 – w specjalnej pozycji przewidzianej właśnie dla tego rodzaju przychodów.

Ten z pozoru drobny szczegół, może mieć duże znaczenie – dzięki wykonaniu tej czynności dane w PIT-11 będą kompletne i zgodne z obowiązującymi przepisami.

Nasza rekomendacja

Zalecamy przekazanie powyższej informacji wszystkim osobom odpowiedzialnym za rozliczanie umów cywilnoprawnych w systemie HR. W szczególności nowi pracownicy powinni być świadomi tej zasady, ponieważ w praktyce może być pomijana ze względu na błędne założenie, że brak podatku oznacza brak potrzeby zaznaczania tej opcji – tymczasem jest to niezbędne dla poprawnego działania całego procesu rozliczeniowego.

Jeśli masz wątpliwości, w jakim przypadku zastosować tę zasadę lub zauważysz, że rachunek został wystawiony bez zaznaczenia pola wyboru Podatek, skonsultuj się z opiekunem systemu lub zespołem wsparcia – w niektórych przypadkach może być konieczna ręczna odbudowa składników technicznych oraz korekta danych do formularza PIT-11.