Czyli jak szybko poradzić sobie ze zmianą etatu i wynagrodzenia dla wielu pracowników równocześnie.

Potrzeba biznesowa

Narzędzie umożliwiające szybkie i sprawne zarządzanie zmianą wynagrodzeń oraz etatów dla grupy pracowników powstało w odpowiedzi na potrzebę użytkowników systemu Softlab HR by Asseco. Z informacji, które otrzymywaliśmy od naszych klientów wynikało bowiem, że szybkie wprowadzanie zmian w dotychczas obowiązujących umowach o pracę wynikających ze zmian prawnych czy też wewnętrznych zmian w firmie są kluczowe dla zapewnienia płynności pracy.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Zdajemy sobie sprawę, że proces zmiany etatu oraz wynagrodzenia dla poszczególnych pracowników jest monotonny oraz zajmuje dużo czasu. Z tego powodu w systemie Softlab ERP jest dostępne narzędzie, które ułatwia i przyśpiesza procedurę zmiany etatu i wynagrodzenia dla grupy pracowników.

Jak to usprawniliśmy

Aby umożliwić zmianę wartości wynagrodzenia i/lub etatu dla grupy pracowników w słowniku Pracownicy dostępna jest procedura Zmiana warunków pracy. Procedura pozwala modyfikować wspomniane warunki pracy i płacy dla pojedynczych pracowników, przede wszystkim jednak upraszcza i znacznie przyśpiesza proces wprowadzania takich zmian dla grupy osób. Dzięki tej funkcjonalności jesteśmy w stanie za pomocą kilku kliknięć zmienić warunki zatrudnienia nielimitowanej grupie osób, co znacznie ułatwia i usprawnia pracę związaną z obsługą kadrowo-płacową.

Aby wprowadzić taką zmianę w słowniku Pracownicy należy wybrać osobę lub grupę osób, którym chcemy zwiększyć/obniżyć wynagrodzenie i/lub zmienić wymiar etatu. Następnie z menu procedur należy wybrać procedurę Zmiana warunków pracy.

Rys. . Procedura zmiany warunków pracy

Na ekranie pojawi się formularz Zmiana warunków pracy. Jako pierwsze uzupełniamy pole Rodzaj zmiany wybierając z dostępnych wariantów wartość ANEKS.

Rys. . Rodzaj zmiany Aneks

Następnie w kolumnie Docelowy warunek należy uzupełnić następujące pola:

• Data zawarcia aneksu – wskazujemy datę podpisania aneksu,
• Zmiana obowiązuje od – wskazujemy datę, od której nasza zmiana ma obowiązywać,
• Zmiana obowiązuje do – wskazujemy datę, do której nasza zmiana ma obowiązywać / pole zostawiamy puste, jeżeli zmiana jest bezterminowa,
• Etat – docelowa wartość etatu,
• Wynagrodzenie zasadnicze – docelowa wartość wynagrodzenia zasadniczego. Mamy możliwość wskazania:

• konkretnej kwoty,
• procentowego pomniejszenia/powiększenia wynagrodzenia (ta opcja pozwala zaoszczędzić czas na wyliczenia wysokości wynagrodzenia w przypadku zmian dla grupy pracowników) – % liczony jest od bazowej wartości wynagrodzenia, na której operujemy,
• powiększenia/pomniejszenia wynagrodzenia o konkretną kwotę,
• usunięcie składnika.

• pozostałe pola, takie jak np. – Grupa naliczeniowa czy Dział, również można zmienić, należy jednak pamiętać, że wprowadzana zmiana zostanie zastosowana u wszystkich zaznaczonych przez nas pracowników.

Rys. . Formularz zmiany warunków pracy z wprowadzonymi zmianami

Przy zmianie wymiaru etatu wskazana jest również zmiana w polu Szablon kalendarza, przypomina o tym komunikat generowany po zatwierdzeniu powyższych zmian.

Rys. . Komunikat informujący o konieczności zmiany szablonu kalendarza

Po uzupełnieniu wpisu w formatce edycyjnej o szablon kalendarza dostosowany do nowego wymiaru etatu, zatwierdzamy zmiany.

Rys. . Formularz zmiany warunków pracy uzupełniony o dodatkowe dane

Wykonanie procedury skutkuje zmianą warunków zatrudnienia pracowników. U wszystkich wskazanych pracowników pojawią się odpowiednie wpisy w poszczególnych szczegółach słownika Pracownicy – umowy(etaty):

• w szczególe Etaty:

Rys. Wymiar etatu pracownika po zmianach

• W szczególe Składniki pracownika:

Rys. Wysokość wynagrodzenia zasadniczego pracownika po zmianach

W przypadku przygotowania aneksów, których zmiany nie są określone w ramach czasowych od-do, przyjmuję się, że zakres ich obowiązywania pokrywa się z czasem trwania umowy. Informacja o tym przekazywana jest w formie komunikatu zaprezentowanego poniżej.

Rys. . Komunikat dotyczący zmiany daty obowiązywania niektórych warunków umowy o pracę

W przypadku przygotowania aneksów, których okres obowiązywania dotyczy więcej niż jednej umowy o pracę, pojawi się komunikat informujący o tym fakcie.

Rys. . Komunikat informujący o okresie obowiązywania aneksu obejmujący więcej niż jedną umowę

W przypadku wystąpienia błędu o charakterze BŁĄD KRYTYCZNY zaproponowana zmiana nie zostanie zapisana.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Nowa funkcjonalność jest przydatna w każdej sytuacji, w której przedsiębiorstwo chce zoptymalizować czas pracy związany z obsługą kadrowo-płacową. Doskonałym przykładem ilustrującym taką potrzebę była sytuacja z 2020 roku spowodowana pandemią COVID-19, która skłoniła wielu pracodawców do skorzystania z tzw. tarczy antykryzysowej. Jednym z jej rozwiązań było zmniejszenie etatu i wynagrodzenia wszystkim pracownikom o 20%. Opisany wyżej mechanizm gwarantuje sprawną obsługę tego i podobnych przypadków w krótkim czasie.

Jakie to daje korzyści

• Możliwość szybkiej zmiany etatu dla wskazanej grupy pracowników.
• Możliwość szybkiej zmiany wynagrodzenia (z uwzględnieniem przypadku, gdy zmiana jest procentowa) dla wskazanej grupy pracowników.
• Oszczędność czasu związana z obsługą kadrowo-płacową.