Czyli jak możemy przyspieszyć proces zmiany warunków zatrudnienia dla wielu pracowników równocześnie.

Potrzeba biznesowa

Każdorazowe wprowadzanie zmian w dotychczas obowiązującej umowie o pracę wymaga nie tylko niezwłocznego zarejestrowania tej zmiany w systemie, ale niekiedy również przygotowania aneksu zmieniającego zapisy umowy. Zdarza się, że wprowadzenie zmiany jest konieczne dla większej grupy pracowników jednocześnie, np. w sytuacji, kiedy następuje zmiana miejsca wykonywania pracy dla pracowników konkretnego działu.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Konieczność zmiany wybranych składników umowy dla większej grupy pracowników najczęściej dotyczy szablonu kalendarza, miejsca wykonywania pracy, działu lub składników płacowych: stałej premii, dodatku funkcyjnego, stawki godzinowej, wynagrodzenia zasadniczego (np. w przypadku zmiany wynagrodzenia minimalnego lub podwyżek wynagrodzeń). Ręczne wprowadzanie takich zmian, szczególnie w polach tekstowych, dla każdego pracownika osobno jest czasochłonne. Z tego powodu w systemie Softlab ERP jest dostępna procedura umożliwiająca wykonywanie tego typu zmian zbiorczo.

Jak to usprawniliśmy

W aplikacji Softlab HR by Asseco w słowniku Pracownicy dostępna jest procedura Zmiana warunków pracy, która umożliwia wygenerowanie aneksów do umów dla zaznaczonych pracowników lub tylko zarejestrowanie zmian warunków zatrudnienia dla wybranej grupy zatrudnionych.

Aneks

Po wskazaniu osób i uruchomieniu procedury Zmiana warunków pracy w nowo otwartym oknie w polu Rodzaj zmiany wybieramy wartość ANEKS.

Rys. 1. Procedura Zmiana warunków pracy w słowniku Pracownicy

Rys. 2. Wybór rodzaju dokonywanej zmiany

Po wybraniu opcji ANEKS w kolumnie Docelowy warunek;Wartość wprowadzamy zapis zmieniający dotychczas istniejący wpis, który jest widoczny w kolumnie Obowiązujący warunek;Wartość i zatwierdzamy zmiany.

Rys. 3. Okno zmiany warunków pracy

Wykonanie procedury skutkuje zmianą warunków zatrudnienia pracowników. Wystawione aneksy można zweryfikować w słowniku Wnioski o aneksy/przedłużenie umów.

Rys. 4. Wykaz przygotowanych aneksów

W słowniku tym istnieje możliwość wycofania akceptacji przygotowanych dokumentów poprzez procedurę Wycofaj swoją ostatnią akceptację zawartą w szczególe Ścieżka autoryzacji wniosku. Wycofanie akceptacji zmienia status dokumentu z ZAAKCEPTOWANY na EDYCJA i pozwala na jego usunięcie z systemu.

Zbiorcze generowanie dokumentów (aneksów do umowy) możemy zakończyć ich wydrukiem. W tym celu w słowniku Aneksy oczekujące na zatwierdzenie wyszukujemy interesujące nas dokumenty. Po ich zaznaczeniu uruchamiamy przycisk drukarki Wydruk z użyciem wzorca….

Rys. 5. Aneksy do umów zawarte z pracownikami

Zaznaczamy raport Aneks do umowy, wybieramy format dokumentu i, jeśli chcemy wszystkie dokumenty mieć w jednym pliku, zaznaczamy pole wyboru Połącz pliki.

Rys. 6. Wydruk przygotowanych aneksów

W wyniku powyższych działań otrzymujemy plik zawierający przygotowane aneksy gotowe do wydruku.

Rys. 7. Przykładowy wydruk aneksu do umowy o pracę

W przypadku przygotowania aneksów, których zmiany nie są określone w ramach czasowych od-do, przyjmuję się, że zakres ich obowiązywania pokrywa się z czasem trwania umowy. Informacja o tym przekazywana jest w formie komunikatu zaprezentowanego poniżej.

Rys. 8. Komunikat dotyczący zmiany daty obowiązywania niektórych warunków umowy o pracę

Zmiana

Po wskazaniu osób i uruchomieniu procedury Zmiana warunków pracy w nowo otwartym oknie w polu Rodzaj zmiany wybieramy wartość ZMIANA.

Rys. 9. Procedura Zmiana warunków pracy w słowniku Pracownicy

Rys. 10. Wybór rodzaju zmiany

Po wybraniu opcji ZMIANA w kolumnie Docelowy warunek;Wartość wprowadzamy zapis zmieniający dotychczas istniejący wpis, który jest widoczny w kolumnie Obowiązujący warunek;Wartość.

Rys. 11. Okno zmiany warunków pracy

Po wykonaniu procedury wprowadzone zmiany można zweryfikować w odpowiednich szczegółach słownika Pracownicy, ponieważ dane zostaną zmienione bez tworzenia aneksu do umowy.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1 (aneks)

Na mocy rozporządzenia w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej od przyszłego roku wzrośnie najniższa pensja.

W firmie jest 10 osób, które otrzymują takie wynagrodzenie. Za pomocą procedury będzie można zmienić wysokość wynagrodzenia dla wszystkich tych osób jednocześnie.

Przykład 2 (zmiana)

Jeden z działów firmy został wcielony do innego, a co za tym idzie, zmieniła się jego nazwa. Wywołanie procedury dla zaznaczonej grupy pracowników, pozwala zbiorczo zmienić nazwę działu dla wszystkich osób znajdujących się w tej grupie.

Jakie to daje korzyści

• Szybsze wystawienie aneksów dla grupy pracowników.
• Uniknięcie pomyłek, np. pominięcia jednego z pracowników, podczas wprowadzania zmian do umowy.