W module CRM systemu Softlab ERP by Asseco umożliwiono włączenie wymagalności załącznika dla zadania.

Zadanie z włączoną wymagalnością załącznika nie będzie mogło zostać zamknięte (oznaczone jako zrealizowane), jeśli załącznik nie zostanie dołączony.

Do tej pory w systemie nie było możliwości określenia wymagalności załącznika. Samo oznaczenie zadania jako Zrealizowane niekiedy nie było wystarczające. Funkcjonalność jest przydatna w spełnianiu wewnętrznych i/lub wymaganych prawem procedur. W wielu przypadkach dołączanie załączników (np. faktur, raportów czy dowodów transakcji) jest konieczne, aby zadanie mogło być prawidłowo udokumentowane i dostępne do ewentualnej weryfikacji audytowej. W niektórych organizacjach, aby zadanie mogło być uznane za kompletne i przejść do dalszej fazy, konieczne jest dostarczenie wszystkich wymaganych dokumentów, np. specyfikacji technicznych, dokumentacji projektowej czy protokołów odbioru. Dołączenie załączników, takich jak zdjęcia, plany, wykresy czy raporty, może być także niezbędne, aby śledzić postęp zadania i zapewnić, że zadanie jest realizowane zgodnie z ustalonym harmonogramem. Przykładowo, dzięki oznaczeniu wymagalności załącznika na zadaniu dotyczącym prezentacji oferty możemy z jednej strony monitorować wysłaną ofertę (jako przełożony pracownika), a z drugiej pamiętać o jej rzeczywistym wysłaniu (jako pracownik).

Podczas tworzenia/edycji zadania, w oknie edycyjnym na zakładce Dane dodatkowe dostępne jest pole Wymagany załącznik. Domyślnie jest ono inicjowane wartością z pola Wymagany załącznik ze słownika Typy aktywności, jeśli użytkownik wskaże typ aktywności. Użytkownik ma możliwość zmiany zainicjowanej wartości. Zaznaczenie pola skutkuje wymagalnością dodania załącznika do zadania przed jego realizacją.

Rys. 1. Okno edycyjne Zadania

W słowniku Zadania dodano kolumnę Wymagany załącznik (kolumna domyślnie jest niewidoczna) – informuje ona o włączeniu wymagalności załącznika.

Rys. 2. Słownik Zadania

Przy zmianie statusu zadania z oznaczoną wymagalnością załącznika na Zrealizowane następuje kontrola dodania załącznik. Jeśli załącznika nie ma, to pojawi się komunikat Zadanie przed oznaczeniem jako zrealizowane, wymaga dodania załącznika do zadania. Po zamknięciu zadania załącznik nie może zostać usunięty.

Rys. 3. Słownik Typy aktywności

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE