Asystent Pomocy i dokumentacji w systemie Softlab – Twój klucz do wszystkich odpowiedzi!

W erze cyfryzacji człowiek ma coraz większy dostęp do licznych, zdigitalizowanych informacji dotyczących niemal każdego aspektu rzeczywistości. Jednak odszukanie odpowiednich treści w tak ogromnych zasobach informacji stanowi nie lada wyzwanie. Jednym z głównych narzędzi umożliwiających pozyskanie właściwej wiedzy były wyszukiwarki internetowe, pozwalające dotrzeć do potrzebnych treści. Choć święciły one triumfy przez lata, ostatnia rewolucja AI przyniosła nowe narzędzia, które nie tyle odsyłają użytkownika do wybranych treści, co udzielają gotowych odpowiedzi. Zainspirowani tymi zmianami i świadomi złożoności systemu Softlab ERP, pragniemy zaoferować naszym klientom wsparcie w postaci narzędzia, które ułatwi im znalezienie kluczowych informacji potrzebnych do pracy z naszym systemem.

Asystent Pomocy i dokumentacji, dostępny w systemie Softlab, to zaawansowane narzędzie AI wykorzystujące technologie takie jak przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i uczenie maszynowe, którego rolą jest odpowiadanie na pytania użytkowników dotyczące systemu Softlab ERP. Dzięki jego wsparciu użytkownik nie będzie już musiał przeszukiwać rozbudowanej dokumentacji pomocy w celu odszukania odpowiedzi – od teraz wystarczy, że zada pytanie Asystentowi.

Asystent w systemie Softlab udziela odpowiedzi na podstawie dokumentacji systemu pomocy Softlab Help, dokumentacji wewnątrzfirmowej oraz artykułów publikowanych na portalu AVP. Odpowiedzi dotyczące dokumentacji wewnątrzfirmowej są udzielane na podstawie zasobów, które asystent posiada. Te zasoby są określane wewnętrznie przez daną organizację

Odpowiedź udzielona przez Asystenta AI zawiera linki do dokumentów źródłowych, na podstawie których została przygotowana. Klikając link, użytkownik zostaje przekierowany do odpowiedniej strony, co pozwala na szybkie i precyzyjne uzyskanie potrzebnych informacji.

Kluczowe cechy Asystenta:

• Integracja z różnymi platformami – Asystent Pomocy i dokumentacji został zaprojektowany tak, aby działał tak samo niezależnie od platformy, na której zostanie uruchomiony – w tym w aplikacjach HTML, mobilnych oraz portalowych. Dzięki temu użytkownicy mogą korzystać z tych samych funkcjonalności wsparcia niezależnie od urządzenia, na którym pracują, co zapewnia jednolite doświadczenie użytkownika.
• Historia konwersacji – Asystent posiada dostęp do historii konwersacji. Oznacza to, że każda rozmowa jest zapisywana, co umożliwia powrót do wcześniejszych, udzielonych przez Asystenta odpowiedzi. Dzięki temu użytkownicy mogą wrócić do wcześniej uzyskanych odpowiedzi, co znacznie poprawia efektywność korzystania z pomocy i dokumentacji.
• Interaktywne odpowiedzi – Asystent AI odpowiada na pytania korzystając z jednego z dostępnych źródeł:

• Pomoc i dokumentacja – użytkownicy mogą zadawać pytania dotyczące sposobu wykonania określonych czynności w systemie, np. pytanie o to, jakiej procedury należy użyć czy w jaki sposób zatrudnić pracownika. Odpowiedzi Asystenta, po wyborze tego źródła, bazują na aktualnej dokumentacji pochodzącej z systemu pomocy Softlab Help. Dzięki temu użytkownicy mają pewność, że otrzymują najnowsze i najbardziej precyzyjne informacje dotyczące wykorzystania systemu.
• AVP – wskazując AVP jako źródło odpowiedzi, użytkownicy mogą zadawać pytania dotyczące zmian wprowadzonych w systemie. Mogą również zapoznać się z informacjami dotyczącymi zmian prawnych, czy uzyskać wiedzę na temat nadchodzących webinarów. To źródło jest szczególnie przydatne dla osób, które chcą być na bieżąco z nowościami i aktualizacjami w systemie.
• Dokumenty wewnątrzfirmowe – po wyborze tego źródła Asystent udziela odpowiedzi na pytania dotyczące wewnętrznych zasad i procedur obowiązujących w danym przedsiębiorstwie. Działanie tego źródła zależy od wypełnienia bazy wiedzy Asystenta odpowiednimi, wewnątrzfirmowymi dokumentami przez przedsiębiorstwo korzystające z systemu Softlab. Dzięki temu użytkownicy mogą szybko uzyskać dostęp do specyficznych informacji dotyczących ich firmy, np. oferowanych benefitów.

• Bezpieczeństwo i prywatność – ważnym aspektem jest również bezpieczeństwo i prywatność danych. Model Asystenta pomocy jest zabezpieczony i nikt spoza organizacji ABS nie ma do niego dostępu. Dodatkowo, dokumenty przesyłane do pamięci Asystenta, nie są bezpośrednio dostępne dla innych użytkowników ani nie są wykorzystywane w celu uczenia modeli AI.

Rys. . Asystent Pomocy i dokumentacji w aplikacji WPF

Rys. . Asystent Pomocy i dokumentacji w aplikacji HTML

Rys. . Asystent Pomocy i dokumentacji w Asseco ERP Portal

Rozmowa z Asystentem pomocy (AI) – sposób działania*

*(Opisany sposób działania funkcjonalności może ulec zmianom w procesie jej rozwoju. Poniższy opis został przedstawiony dla rozwojowej wersji produktu.)

Jeśli mamy dostęp do panelu Inteligentny Asystent ERP (umieszczonego z prawej strony), możemy rozpocząć konwersację z Asystentem Pomocy i dokumentacji, wybierając przycisk Pomoc i dokumentacja. Po jego użyciu użytkownik zostanie przeniesiony do panelu rozmowy. Przed rozpoczęciem rozmowy z Asystentem możemy zmienić jej kontekst na jeden z dostępnych, czyli: Pomoc i dokumentacja, AVP i Dokumenty wewnątrzfirmowe.

Rozmowę z Asystentem możemy prowadzić na dwa sposoby:

• Wpisywanie tekstu: Użytkownik może standardowo prowadzić rozmowę z Asystentem za pomocą klawiatury, wpisując w polu tekstowym swoje pytania lub polecenia. Na przykład, aby uzyskać informacje o limitach urlopowych, należy wpisać „Jaki jest limit urlopu?”.
• Rozmowa głosowa: Użytkownik używając przycisku mikrofonu aktywuje tryb rozmowy głosowej, po czym używając mikrofonu może podyktować swoje pytanie. Na przykład: „Gdzie mogę wykonać badania okresowe?”.

Niezależnie od sposobu zadania pytania, każde z nich należy zatwierdzić użyciem klawisza <Enter> na klawiaturze lub używając przycisku Wyślij, znajdującego się w dolnym rogu Panelu.

Po wysłaniu zapytania Asystent szybko udzieli odpowiedzi, z którą użytkownik ma możliwość wchodzenia w interakcje na różne sposoby:

• Odczytywanie odpowiedzi: Użycie przycisku Włącz czytanie tekstu sprawi, że Asystent będzie odczytał odpowiedzi na głos. To rozwiązanie jest przydatne dla osób, które preferują słuchanie odpowiedzi zamiast ich czytania.
• Kopiowanie odpowiedzi: Użycie przycisku Kopiuj umieszczonego w oknie odpowiedzi pozwoli na skopiowanie odpowiedzi.
• Przechodzenie do powiązanych dokumentów oraz słowników: W oknie odpowiedzi Asystenta użytkownik ma możliwość pobrania dokumentów powiązanych z zadanym pytaniem, jak również przejścia do słownika związanego z udzieloną odpowiedzią. Asystent nie tylko dostarcza odpowiedzi, ale również wyświetla listę wszystkich dokumentów i słowników dotyczących danego zagadnienia, dzięki czemu użytkownik może zweryfikować lub pogłębić swoją wiedzę.
• Ocena odpowiedzi: Użycie ikony kciuka w górę lub w dół pozwala na ocenę odpowiedzi (jak również dodanie szczegółowego komentarza). Ma to na celu zbieranie danych o jakości działania tej funkcjonalności po to, aby móc ją w przyszłości ulepszać.

Odpowiedź składa się z dwóch części:

• Pierwsza część odpowiedzi zawiera rozwijane menu dostępne pod przyciskiem Dowiedz się więcej, które prezentuje listę dokumentów i artykułów, na których bazował Asystent, udzielając odpowiedzi. Każdą pozycję w menu można kliknąć, co spowoduje otwarcie wybranego artykułu w oknie domyślnej przeglądarki internetowej. Odpowiedź może również zawierać listę powiązanych elementów systemu, dostępnych po rozwinięciu menu za pomocą przycisku Odniesienia. Po jego rozwinięciu pojawi się lista powiązanych elementów, takich jak słowniki, procedury czy zestawienia, które można otworzyć lub uruchomić w aplikacji.
• Druga część odpowiedzi, prezentowana w formie komunikatu Mogę spróbować odpowiedzieć dokładniej, jeśli doprecyzujesz kontekst, zachęca użytkownika do zawężenia kontekstu pytania. Po wybraniu jednego z dostępnych kafelków z kontekstem pytanie zostanie doprecyzowane, a Asystent udzieli bardziej szczegółowej odpowiedzi. Na przykład, po wybraniu kontekstu Kartoteka kontrahentów, zmieni się treść odpowiedzi oraz lista źródeł.

Po rozpoczęciu rozmowy kolejne pytania w danej rozmowie będą udzielane w ramach wskazanego kontekstu. Jeśli użytkownik zechce porozmawiać na nowy temat (zmienić kontekst), może użyć przycisku Nowy temat, który znajduje się w lewym dolnym rogu panelu Pomoc i dokumentacja. Użycie tego przycisku zapisze aktualną rozmowę w bazie oraz wyczyści widok i wszystkie konteksty, rozpoczynając nową konwersację.

Dzięki tym funkcjom, Asystent w panelu Pomoc i dokumentacja udziela użytkownikom precyzyjnego i kontekstowego wsparcia, ułatwiając codzienne korzystanie z aplikacji i zwiększając efektywność pracy.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić i dostosować kontekst rozmowy, wybierając odpowiednią opcję. Na przykład, jeśli rozmowa dotyczy urlopu wypoczynkowego lub spraw pracowniczych, użytkownik może przełączyć się na kontekst dokumentów wewnątrzfirmowych.

Rys. . Przykładowa odpowiedź Asystenta Pomocy w aplikacji WPF

Rys. . Przykładowa odpowiedź Asystenta Pomocy w aplikacji HTML

Rys. . Przykładowa odpowiedź Asystenta Pomocy w aplikacji Asseco ERP Portal

Korzyści z Wykorzystania Asystenta Pomocy AI:

Podsumowując, Asystent Pomocy i dokumentacji to idealne rozwiązanie dla firm, w których pracownicy szczególnie często korzystają z dokumentacji systemu pomocy Help, śledzą zmiany wprowadzane w systemie, publikowane na portalu AVP lub dla tych firm, które chcą zapewnić swoim pracownikom łatwy dostęp do informacji zawartych w wewnętrznej dokumentacji. Dzięki natychmiastowym odpowiedziom i działaniu 24/7, użytkownicy mogą uzyskać wsparcie o każdej porze dnia i nocy, bez zbędnego oczekiwania czy proszenia o pomoc bardziej doświadczonych kolegów, co wpływa na oszczędność czasu i zmniejszenie kosztów. Dlatego inwestując w inteligentne wsparcie inwestujesz w rozwój i efektywność swojego biznesu. Czas na nowoczesne rozwiązania, które naprawdę robią różnicę!

Ze względu na rozwój tego narzędzia oraz duże zainteresowanie AI wśród naszych klientów, Asystent jest obecnie stopniowo udostępniany w wybranych wdrożeniach. Kiedy jego pełna funkcjonalność będzie dostępna, poinformujemy Państwa o możliwości jej wykorzystania także w Waszej firmie.

Autorzy: Beata Bancerz, Paweł Kawecki, Kamil Szymański