Do rozwiązania Asseco Softlab ERP została wprowadzona nowa funkcjonalność w obszarze reklamacji. Do aplikacji dodane zostały rejestry reklamacji: od odbiorców, wewnętrznych oraz do dostawców. Te ostatnie tworzone są na podstawie reklamacji otrzymanych zarówno od odbiorców, jak i reklamacji wewnętrznych.

Potrzeba biznesowa

System Asseco Softlab ERP nie pozwalał na rejestrację reklamacji wewnętrznych i od dostawców, co uniemożliwiało również wiązanie reklamacji od odbiorców i wewnętrznych z reklamacjami do dostawców. Reklamacje oparte na słowniku nie dawały możliwości używania mechanizmów dowodowych, takich jak stany dynamiczne, dowody źródłowe, docelowe, korekty, operacje, itp.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Do tej pory w programie Asseco Softlab ERP dostępny był jedynie słownik reklamacji klienta, którego struktura i zakres funkcjonalny był ubogi. Ww. słownik nie pozwalał na zarządzanie całym procesem reklamacji, włącznie z reklamacjami do dostawców oraz wewnętrznymi. Utworzenie rejestrów reklamacji oraz wytworzenie mechanizmu konfiguracji statusów dla reklamacji pozwoliło na usprawnienie procesu reklamacji i dało możliwość dopasowania rozwiązania do wymagań klientów.

Jak to usprawniliśmy

W systemie zostały zdefiniowane rejestry reklamacji, które są dodatkowo podzielone na trzy rodzaje:

Reklamacje od odbiorców pozwalają na zarejestrowanie pozycji dotyczącej wybranego dokumentu sprzedaży. Taki dokument umożliwia określenie oczekiwanego przez klienta oraz proponowanego przez firmę sposobu rozpatrzenia reklamacji. Jej proces oparty jest na statusach. Zmiana statusu powoduje przeprowadzenie wybranych akcji m.in. zarejestrowanie zwrotu do reklamacji czy wystawienie korekty faktury sprzedaży.

Reklamacje wewnętrzne pozwalają zarejestrować pozycje w przypadku zgłoszenia np. uszkodzonego towaru przez pracownika firmy. Obieg dokumentów i proces reklamacji oparty jest na statusach m.in. przyjęcie na magazyn serwisowy czy zwrot z magazynu serwisowego.

Reklamacje od dostawców powstają na podstawie wcześniej zarejestrowanych reklamacji od odbiorców i reklamacji wewnętrznych. Pozwalają na zarządzanie procesem reklamacyjnym z dostawcą oraz pośrednio na reklamacje od odbiorców i wewnętrzne.

Obieg rozpatrywania reklamacji oraz sposób wystawiania dokumentów w procesie realizacji reklamacji jest oparty na statusach. Poprzez zmianę statusu wystawiane są dokumenty realizujące reklamację np. przesunięcie na magazyn serwisowy, zwrot towaru do dostawcy.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przypadek 1

Reklamacje od odbiorców pozwalają na rejestrowanie zgłoszeń od klientów, powiązanie ich z dokumentami źródłowymi, obsługę całego obiegu reklamacyjnego.

Przypadek 2

Reklamacje wewnętrzne pozwalają na rejestrowanie zgłoszeń od pracowników firmy, zgłaszanie np. uszkodzenia towaru, decydowanie o sposobie realizacji tego typu reklamacji poprzez obsługę wewnętrzną czy wysłanie towaru do producenta.

Przypadek 3

Reklamacje do dostawców generowane są na podstawie reklamacji od odbiorców i reklamacji wewnętrznych. Pozwalają na śledzenie i kontrolowanie procesu reklamacji oraz wpływ na realizację reklamacji od odbiorców i reklamacji wewnętrznych, w zależności od statusu reklamacji do dostawcy.