W module Środki trwałe wprowadzono zmiany, które udoskonalają funkcjonalność szablonów księgowania.
1. Klucz kosztowy główny
W module Środki trwałe udoskonalono funkcjonalność szablonów księgowania poprzez dodanie obsługi klucza kosztowego głównego, wspólnego dla wielu środków.
Dotychczas rozbicie na wymiary kontrolingowe musiało być wprowadzane odrębnie na każdej kartotece środka trwałego z wykorzystaniem szablonu księgowań lub klucza kosztowego indywidualnego (obowiązującego tylko dla danego środka).
Wykorzystanie funkcjonalności kluczy kosztowych głównych pozwala na wprowadzenie w jednym miejscu rozbicia na wymiary kontrolingowe, które może być zastosowane dla wielu środków. Rozbicie jest pobierane automatycznie z pozycji klucza kosztowego, zgodnie z datą dowodu w module Środki trwałe oraz okresu obowiązywania klucza kosztowego. Dzięki temu zmiana rozbicia nie wymaga wprowadzania dokumentów ZK – zmiana szablonu księgowania, co ułatwia pracę użytkownika, gdy często występują zmiany rozbicia na wymiary kontrolingowe.
Dodatkową korzyścią opisywanej funkcjonalności jest możliwość rozdzielenia wprowadzania wymiarów kontrolingowych przez użytkownika prowadzącego środki trwałe oraz dział kontrolingu: część wymiarów może być wypełniana w module ST, a inna część w definicji klucza kosztowego.
Podczas wypełniania formularza dokumentu OT uzupełniamy nowe pole Klucz kosztowy.
Rys. Dokument OT, pole Klucz kosztowy
Po zatwierdzeniu dokumentu OT klucz kosztowy jest widoczny w szczególe Szablon rozksięgowań.
Rys. Klucz kosztowy w szczególe Szablon rozksięgowań
Pole Klucz kosztowy jest także widoczne w kartotece środka trwałego i w dzienniku operacji.
Klucz kosztowy widoczny jest w słowniku Kartoteki środków, w przekroju Dane księgowe, a jego wartość aktualna na chwilę obecną jest widoczna w szczególe Pozycje kluczy kosztowych.
Rys. Aktualne pozycje kluczy kosztowych dla kartoteki
Przykład
Poniżej przedstawiamy dokument OA – odpis amortyzacyjny, szczegół Rozksięgowania dla dowodu z wartościami do księgowania oraz dowód z wymiarami po zaksięgowaniu.
Rys. Szczegół Rozksięgowania dla dowodu
Rys. Zaksięgowany dowód z wymiarami kontrolingowymi
Zmiana klucza głównego
Pole Klucz kosztowy jest edytowalne, gdy dokument OT jest edytowalny, tzn. jest ostatnim dokumentem dla kartoteki i nie jest zaksięgowany.
Pozycje klucza mogą ulegać zmianie, ale nie wymaga to edytowania danych środka trwałego. Do księgowania rozbicie pobierane jest automatycznie z pozycji klucza kosztowego zgodnie z datą dowodu w module Środki trwałe i okresem obowiązywania klucza kosztowego.
Jeśli jednak zmienia się symbol klucza kosztowego (zmieniamy cały klucz, a nie tylko jego wartości), to musimy wystawić dokument MT – Zmiana miejsca użytkowania / danych klasyfikacyjnych.
Rys. Dokument MT
Historię zmian wartości klucza kosztowego można podejrzeć w słowniku Kartoteki środków w szczególe Dziennik operacji w przekroju Dane księgowe.
Rys. Słownik Kartoteki środków, szczegół Dziennik operacji
2. Kopiowanie definicji szablonu księgowania pomiędzy kartotekami środków trwałych
W systemie Softlab ERP umożliwiono skopiowanie szablonu księgowania z innej kartoteki środka trwałego.
Nowa funkcjonalność upraszcza i przyśpiesza wprowadzanie do systemu wielu dokumentów OT (przyjęcia środka) z takim samym szablonem księgowania. Jest ona pomocna szczególnie w przypadku skomplikowanego rozbicia na wymiary kontrolingowe, obowiązującego dla kilku kartotek, gdyż pozwala wprowadzić szablon do jednej kartoteki, a następnie skopiować rozbicie do pozostałych (wielu) kartotek. Przydaje się również w sytuacji, gdy po jakimś czasie zmieniają się wymiary kontrolingowe konta. Wtedy dla każdej kartoteki musi być wystawiony oddzielny dokument ZK – zmiana szablonu księgowania, a w nowym szablonie muszą zostać wprowadzane zmiany z nowym rozbiciem. Nowa funkcjonalność pozwala wprowadzić zmiany dla jednej kartoteki, a następnie skopiować je na wybrane (inne) kartoteki.
Aby skopiować szablon kartoteki w słowniku Kartoteki środków wskazujemy, do których kartotek ma być on skopiowany (bieżąca lub wiele zaznaczonych), a następnie uruchamiamy procedurę Kopiuj szablon kartoteki. W parametrach procedury należy:
· wskazać typ oraz numer inwentarzowy kartoteki źródłowej, z której ma zostać skopiowany aktualny szablon księgowania do wszystkich wskazanych kartotek,
· (opcjonalnie) zaznaczyć pole Wystaw ZK – zmiana szablonu księgowania wskazujące, czy dokument ZK (zmiana szablonu księgowania) ma zostać utworzony.
o Zaznaczenie pola spowoduje wystawienie dokumentu ZK – zmiana szablonu księgowania.
o Pozostawienie pustego pola spowoduje zmianę szablonu księgowania, bez wystawienia dokumentu ZK, pod warunkiem, że w kartotece nie zostały wystawione inne dokumenty poza dokumentem OT, a dokument OT nie został zaksięgowany. W innych przypadkach szablon nie ulegnie zmianie. Brak dokumentu ZK powoduje jednak, że zmiana ta jest nieodwracalna. Jeśli popełnimy błąd (np. skopiujemy szablon z niewłaściwej kartoteki), będziemy musieli wprowadzić zmiany w kartotece, aby przywrócić poprzednie linijki. Zaletą może być brak dodatkowego dokumentu ZK, gdy nie jest on konieczny.
· (opcjonalnie) zmienić domyślną wartość w polu Data ZK, czyli datę, z jaką ma być utworzony dokument ZK.
Rys. Słownik Kartoteki środków, okno procedury Kopiuj szablon kartoteki
W sytuacji widocznej na powyższym rysunku dla zaznaczonej kartoteki zostanie wystawiony dokument ZK – zmiana szablonu księgowania. Linijki szablonu zostaną skopiowane z aktualnego szablonu księgowania kartoteki wzorcowej. Aby przywrócić poprzednią wersję szablonu księgowania, należy usunąć dokument ZK.
Rys. Dokument ZK utworzony procedurą Kopiuj szablon kartoteki