Do systemu Asseco Softlab HR dodana została nowa funkcjonalność e-Teczki w ramach Portalu Pracowniczego. Umożliwia ona pracownikom firmy zdalny podgląd swoich danych, składanie wniosków urlopowych czy wniosków o zmianę danych osobowych bezpośrednio w systemie. Nowe rozwiązanie ułatwia zatrudnionym osobom samodzielną realizację najczęstszych spraw zgłaszanych wcześniej bezpośrednio do działu personalnego.

Potrzeba biznesowa

Wielu pracodawców chciałoby udostępniać swoim pracownikom informacje przetwarzane przez rozwiązania HR, ułatwiać procesy takie jak składanie wniosków czy sprawdzanie aktualnych limitów urlopowych, a także dawać możliwość wysyłki wniosków związanych ze zmianą danych pracownika, w celu zaangażowanie personelu w proces elektronicznego przetwarzania danych. Opisane wyżej czynności powinny być możliwe do wykonania zdalnie w systemie HR, z dowolnego komputera posiadającego połączenie z Internetem.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Wykonywanie ww. czynności pracownicy firmy musieli zgłaszali samodzielnie do działów kadr – drogą mailową, za pomocą drukowanych dokumentów czy w trakcie bezpośrednich spotkań z osobami obsługującymi kadry. Rozwiązanie eTeczki było do tej pory niedostępne w systemie Asseco Softlab HR, co przekładało się na większe obciążenie pracowników działu personalnego.

Jak to usprawniliśmy

Wykorzystanie modułu e-Teczka (w ramach Portalu Pracowniczego) umożliwia obecnie dostęp, za pośrednictwem przeglądarki internetowej, do podglądu oraz edycji danych personalnych swoim pracownikom.

Poprzez Portal Pracowniczy każdy zatrudniony pracownik może samodzielnie składać wnioski, aktualizować swoje dane, wysyłać zapytania do działu kadr, itd. Za pomocą rozwiązania zatrudnione osoby otrzymują także wgląd do swoich danych osobowych, informacji o zatrudnieniu, itp.

W celu łatwiejszej nawigacji, e-Teczka została podzielona na kilka grup  wśród których możemy wyróżnić:

• Dane o zatrudnieniu
• Nieobecności
• Pytania i wyjaśnienia
• Wnioski
• Dokumenty
• Kontakt

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przypadek 1. Dane o zatrudnieniu

Sekcja umożliwia przeglądanie danych pracownika zarejestrowanych w systemie, takich jak adres i rola w organizacji firmy oraz dane osobowe i finansowe. Użytkownik posiada podgląd do listy zawartych umów, wymiarów etatów czy historię zajmowanych stanowisk.

Pracownik może w każdej chwili sprawdzić poprawność ww. informacji i w razie konieczności samodzielnie wprowadzić odpowiedni wniosek (np. wniosek o zmianę danych osobowych, wniosek o zmianę nr konta bankowego), a następnie przesłać go do akceptacji działu HR.

e-Teczka udostępnia pracownikowi również historię wypłaty wynagrodzeń wraz z podglądem poszczególnych składników listy płac. Sekcje RMUA oraz PITy umożliwiają pobieranie dokumentów: RMUA oraz PIT11. Dokumenty prezentowane są w formie wygodnych do pobrania załączników w formacie PDF. Pracownik w każdej chwili może pobrać załącznik lub wydrukować go z poziomu Portalu.

W skład grupy Danych o zatrudnieniu wchodzi również słownik Karta pracy, który umożliwia dostęp do godzin pracy pracownika w rozbiciu na  poszczególne dni. Pracownik może samodzielnie edytować wpisy dotyczące liczby przepracowanych godzin. Wprowadzone przez użytkownika dane mogą być synchronizowane z modułem RCP.

W e-Teczce udostępniony został słownik Delegacji. Pracownik znajdzie w nim informacje związane z zarejestrowanymi w systemie dokumentami związanymi z wyjazdami służbowymi.

Przypadek 2. Wnioski o zmianę danych

Kolejną funkcjonalnością są wnioski, które pozwalają na rejestrowanie przez pracownika wniosków np. o zmianę danych (zmiana adresu, numeru konta bankowego, czy zarejestrowanie członka rodziny). Wprowadzając dokument do systemu, użytkownik określa jego rodzaj, a następnie wniosek zostaje skierowany do rozpatrzenia przez dział personalny. Przy każdym wniosku można sprawdzić szczegóły autoryzacji – czy został on już zaakceptowany, skierowany do poprawy, lub odrzucony.

W przypadku kiedy pracownik potrzebuje zaświadczenia dotyczącego wysokości zarobków, czy też dokumentu potwierdzającego zatrudnienie – może zawnioskować o to bezpośrednio z poziomu e-Teczki. Ww. wniosek, podobnie jak np. wniosek o zmianę danych, zostanie przekazany do działu personalnego. W trakcie akceptacji pracownik działu HR będzie miał możliwość bezpośredniego wydruku zaświadczenia, które następnie zostanie przekazane pracownikowi.

Przypadek 3. Nieobecności

Sekcja dotycząca urlopów umożliwia przeglądanie oraz wprowadzanie wniosków urlopowych przez pracownika.

Dzięki tej funkcjonalności pracownicy mogą wysyłać w formie elektronicznej wnioski urlopowe, które następnie są kierowane do autoryzacji. Uprawnione osoby akceptują bądź odrzucają wniosek. Użytkownik e-Teczki otrzymuje powiadomienie zwrotne o statusie wniosku.

rys. Proces rejestracji i aktualizacji zwrotnej wniosku urlopowego.

Moduł zawiera również informacje o przysługujących pracownikowi limitach urlopowych. Istnieje możliwość filtrowania danych zgodnie z przysługującymi pracownikowi rodzajami urlopów.

Rozwiązanie pozwala na przeglądanie zarejestrowanych i rozliczonych urlopów oraz zasiłków, dzięki czemu pracownik posiada bezpośredni dostęp do historii swoich absencji.

Przypadek 4. Pytania i wyjaśnienia

W przypadku kiedy użytkownik chciałby skontaktować się z działem personalnym  w celu zadania pytania, bądź wyjaśnienia problematycznej sprawy, może zrobić to poprzez złożenia elektronicznego zapytania do działu HR. Zapytanie wraz z opcjonalnym załącznikiem trafia do działu personalnego, gdzie uprawniony użytkownik może wysłać odpowiedź, która zostanie przekazana użytkownikowi e-Teczki.

Przypadek 5. Dokumenty

Często zachodzi potrzeba udostępnienia określonych dokumentów pracownikowi. Sekcja dokumentów prezentuje listę plików możliwych do pobrania przez pracownika, które zostały mu udostępnione (może to być np. regulamin firmy, czy ogólna instrukcja BHP).

Przypadek 6. Kontakt

Zakładka kontakt prezentuje dane pracodawcy.  Dodatkowa sekcja poświęcona jest osobie obsługującej pracownika, z którą użytkownik e-Teczki może bezpośrednio się skontaktować np. w przypadku chęci zadania pytania, czy zgłoszenia problemu.

Przypadek 7. Funkcjonalności dodatkowe

O najważniejszych zmianach na portalu pracownika użytkownik informowany jest w formie wiadomości wyświetlanych nas stronie głównej. Informacje takie jak zaakceptowanie wniosku o zmianę danych, czy też otrzymanie odpowiedzi na wysłane wcześniej pytanie będą widoczne zaraz po zalogowaniu się do systemu.

W przypadku kiedy występuje konieczność przesłania informacji (np. o zbliżającym się końcu badań lekarskich, czy też konieczności odbioru dokumentów z sekretariatu firmy) do wybranego pracownika lub grupy pracowników, e-Teczka daje możliwość wyświetlania indywidualnych powiadomień. Powiadomienia definiowane są po stronie systemu HR dla wybranego pracownika, czy grupy pracowników i prezentowane użytkownikom e-Teczki. Do zdefiniowanych powiadomień mogą być dołączone załączniki.