Funkcjonalność ewidencji środków trwałych w budowie rozbudowano tak, aby zwiększyć jej możliwości i użyteczność, w tym umożliwić ewidencję inwestycji długoterminowych.
Zmiany wprowadzone w słowniku Środki trwałe w budowie obejmują:
· Możliwość tworzenia dokumentu inwestycji na podstawie obrotów konta księgowego inwestycji. Dotychczas możliwe było tworzenie go na podstawie dokumentów z rejestru faktur zakupowych w module LS lub FK albo bez powiązania z zakupem.
· Sparametryzowano sposób numerowania inwestycji, możliwe jest też skonfigurowanie własnej numeracji inwestycji na potrzeby wdrożenia.
· Z jednej inwestycji można przyjąć na stan wiele środków trwałych. Dotychczas inwestycja była zamykana po przeniesieniu na środek trwały i mógł powstać tylko jeden środek trwały.
· Dokument przyjęcia środka OT można utworzyć z części różnych inwestycji. Dotychczas można go było utworzyć tylko z całych inwestycji.
· Zmodyfikowano interfejs użytkownika oraz poprawiono wygląd słownika Środki trwałe w budowie i Dokumenty inwestycji.
· Dodano kontrolę inwestycji nieprzekraczających określonej wartości. Taka inwestycja może zostać zamknięta bez tworzenia z niej środka trwałego.
Poniżej przedstawiamy szczegóły zmian.
Rejestrowanie inwestycji na podstawie obrotów konta inwestycyjnego
Poniżej przedstawiamy przykład tworzenia dokumentu OI na podstawie obrotów konta.
Rys. . Tworzenie dokumentu inwestycji na podstawie obrotów konta inwestycyjnego
Dokument inwestycji OI tworzony w kontekście konkretnej inwestycji udostępnia na liście rozwijalnej obroty konta Wn tej inwestycji. Widoczne są jedynie te obroty konta, które nie zostały jeszcze wykorzystane na dokumentach OI. W przypadku pokazanym na rysunku są to obroty konta 080/I00004 dla inwestycji I00004. Użytkownik może edytować kwotę pobieraną z danego zapisu na koncie.
Tworzenie dokumentów OT z części wielu inwestycji
We wcześniejszych wersjach systemu dokument OT można było utworzyć z jednej lub kilku inwestycji, ale tylko z całych (przy tworzeniu dokumentu OI – Zwiększenie wartości inwestycji należało wskazać inwestycje ze wszystkich dokumentów). Obecnie do tworzenia dokumentu OI wybierane są dokumenty inwestycji (części składowe inwestycji), a nie całe inwestycje.
Rys. Tworzenie dokumentu OT z części wielu inwestycji
Tworzenie wielu dokumentów OT z jednej inwestycji
Po przeniesieniu inwestycji na środek trwały możemy nadal rejestrować na niej dokumenty OI – Zwiększenie wartości inwestycji, dopóki nie zostanie wystawiony dokument ZI – zamknięcie inwestycji.
W ten sposób z jednej inwestycji można utworzyć kilka środków trwałych (OT – przyjęcie środka) lub dokonać zwiększenia wartości istniejących środków trwałych (WI – Zwiększenie wartości środka).
Widoczność pól w zależności od konfiguracji
Jeśli źródłem danych dla dokumentów inwestycji jest Konto inwestycji, to niektóre pola na dokumencie OI – zwiększenie wartości inwestycji nie będą uzupełnione. Dotyczy to danych pobieranych z faktury: wartości brutto, stawki VAT, ilości. Dane te nie mogą być uzupełniane, ponieważ nie ma do nich jednoznacznego dostępu lub nie występują, ponieważ obrót zarejestrowany na koncie nie musi być związany z fakturą. Przykładem mogą być różnice kursowe wpływające na wartość inwestycji.
W zależności od konfiguracji okno do wprowadzania danych może zawierać lub nie zawierać pól z wartością brutto i stawką VAT.
Rys. Okno edycyjne dokumentu inwestycji zawierające pole Brutto i Symbol VAT
Rys. Okno edycyjne dokumentu inwestycji bez pola Brutto i Symbol VAT
Pola dotyczące faktury nie są też dostępne w słowniku Dokumenty inwestycji dla konfiguracji Z konta inwestycji.
Inwestycja może być zamykana automatycznie po przeniesieniu jej wartości na środek trwały. Taka konfiguracja powinna być stosowana wtedy, gdy prawdziwe jest założenie, że jeden środek trwały w budowie tworzy jeden środek trwały lub zwiększenie wartości. Wtedy przy przeniesieniu na środek trwały automatycznie generowany jest dokument ZI – zamknięcie inwestycji.
Jeśli jednak z jednej pozycji środka trwałego w budowie może powstać wiele środków, zamykanie inwestycji musi wykonać użytkownik, uruchamiając procedurę Zamknięcie inwestycji – dokument ZI dostępną w menu Procedury w słowniku Środki trwałe w budowie.
Rys. Procedura Zamknięcie inwestycji – dokument ZI
Procedura jest dostępna dla tych inwestycji, które są już przeniesione na środki trwałe oraz dla tych, dla których kwota do przeniesienia jest mniejsza niż kwota zamknięcia inwestycji podana w parametrach systemu.
Rys. Zamknięta inwestycja bez przenoszenia na środek trwały
Inwestycje zamknięte i możliwe do zamknięcia można odfiltrować, korzystając z filtra Statusy o wartościach Zamknięta i Można zamknąć.
Dodatkowo kolorem zielonym oznaczana jest inwestycja, dla której cała wartość została przeniesiona na środek trwały.
Rys. Środki trwałe w budowie