Czyli jak przygotować własny raport i zlecić jego cykliczną wysyłkę do wybranych odbiorców?

Potrzeba biznesowa

Ręczne generowanie raportu przez użytkownika może być mniej lub bardziej pracochłonne. Jednak konieczność cyklicznego raportowania może spowodować, że poświęcony czas skumuluje się i stanie się znaczącym obciążeniem. Zmęczenie, rutyna, brak koncentracji – mogą spowodować wygenerowanie błędnego raportu albo wysłanie do niewłaściwej osoby, lub niewysłanie do właściwej. W najlepszym wypadku wydłuży to czas dostarczenia raportu odbiorcom. W najgorszym? Tu scenariuszy może być wiele.

W takim przypadku przydatne byłoby narzędzie, które umożliwi cykliczne generowanie i dystrybucję raportu w powtarzalny sposób, z zachowaniem tych samych parametrów wejściowych.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Obecnie użytkownik może wygenerować zestawienie w prosty sposób na podstawie widoku w słowniku systemu Softlab. W takim przypadku należy ręcznie ustawić filtry oraz posortować dane, a w razie potrzeby generowania takiego zestawienia cyklicznie, czynności te należy powtarzać każdorazowo. Nawet jeśli użytkownik skorzysta z ustawień własnych widoku słownika, w dalszym ciągu musi pamiętać o samej konieczności wygenerowania zestawienia. Kolejną trudnością jest utworzenie raportu na podstawie tego zestawienia i jego wysyłka do odbiorców.

Jak to usprawniliśmy

Powtarzalność generowania raportu z określonymi parametrami oraz zautomatyzowanie procesu wysyłki do odbiorców można uzyskać wykorzystując w odpowiedni sposób narzędzia dostępne w aplikacji Softlab ERP.

Aby utworzyć zestawienie w nieskomplikowany sposób należy wykorzystać funkcjonalność analiz słownikowych, dostępną w każdym słowniku systemu Softlab ERP by Asseco. Dzięki tej możliwości użytkownik może tworzyć raporty w sposób, do którego jest przyzwyczajony, w słownikach, których używa na co dzień.

W każdym słowniku dostępna jest standardowa funkcjonalność analiz, pozwalająca stworzyć nową analizę opartą na indywidualnych ustawieniach słownika.

Rys. 1. Nowa analiza

Rys. 2. Konfiguracja nowej analizy

Po zapisaniu analizy, aplikacja pozwala na jej podstawie wygenerować zestawienie, które może zostać użyte do stworzenia cyklicznego raportu. Każda zapisana w bazie danych analiza może być w ten sposób wykorzystana.

Rys. 3. Procedura Generuj zestawienie

Zestawienie jest generowane przy użyciu procedury w następujący sposób:

• Dane zestawienia są pobierane w oparciu o widok, na którym działa słownik.
• Parametry zestawienia są ustawiane na podstawie filtrów.
• Format prezentacji jest ustalany na podstawie tabeli danych słownika.
• Harmonogram wykonywania zestawienia jest domyślnie ustawiany na cotygodniowe wykonywanie z powiadomieniem operatora, który wygenerował zestawienie.

Wygenerowane zestawienie można dalej konfigurować. Tę konfigurację przeprowadzamy już w module Zestawienia.

Podstawowym zadaniem modułu Zestawienia jest tworzenie zestawień/raportów w oparciu o dane systemu Softlab ERP. Dodatkowe możliwości modułu obejmują:

• Zarządzanie uprawnieniami do wykonywania zestawienia oraz do jego wyników.
• Możliwość określenia momentu uruchomienia danego zestawienia, czyli tzw. tworzenie okienek czasowych, nieobciążających systemu.
• Możliwość sprawdzenia historii wykonań zestawienia w celu weryfikacji dostarczenia lub sprawdzenia wyników raportu.
• Zlecanie odroczonego/cyklicznego wykonywania zestawienia.
• Powiadamianie twórcy o wykonaniu zestawienia z ewentualnym udostępnieniem wyników.
• Możliwość personalizacji powiadomień wysyłanych przez moduł, w tym formatowanie treści oraz określenie formy przesyłanego raportu (link do aplikacji, załącznik .xls).
• Możliwość określenia warunków, po spełnieniu których zestawienie będzie wysyłane do odbiorców, przy czym warunki mogą być związane z danymi wygenerowanego zestawienia.

Moduł zawiera szereg zestawień predefiniowanych, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby użytkownik zdefiniował własne. Własne zestawienie można utworzyć bezpośrednio w module zestawień (wymaga znajomości bazy danych), ale dla większości użytkowników łatwiejszą drogą jest wykorzystanie dobrze znanej użytkownikom funkcjonalności analiz słownikowych, opisanej we wcześniejszej części niniejszego artykułu.

W module zestawień możemy określić/zmodyfikować między innymi harmonogram, warunki oraz formę wykonania raportu. Możliwe jest również określenie odbiorców zestawienia.

Rys. 4. Definicja harmonogramu zestawienia

Użytkownik, do którego zestawienie ma trafić, dostaje powiadomienie o wykonaniu zestawienia z ewentualnym udostępnieniem wyników. Wyniki można udostępnić w postaci linku do aplikacji WEB, Desktop, HTML lub jako załącznik w formacie XLS.

Rys. 5. Powiadomienie

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Analizy słownikowe są dostępne w większości słowników aplikacji Softlab ERP, a każdą zapisaną analizę można wykorzystać do stworzenia zestawień cyklicznych. W celu pokazania, jak można wykorzystać tę funkcjonalność, posłużymy się dwoma krótkimi przykładami.

Przykład 1. Zamówienia od odbiorców / Realizacja zamówień

Obowiązkiem ważnym dla każdej firmy jest terminowe realizowanie zamówień. Jeśli dostawy są opóźnione, dla przedsiębiorstwa może to oznaczać dodatkowe koszty związane z realizacją dodatkowych, nieplanowanych dostaw, płaceniem kar umownych, a w skrajnych przypadkach może to prowadzić do utraty klienta i przyszłych dochodów. Dlatego ważne jest, aby na bieżąco monitorować wpływ nowych zamówień oraz realizację zamówień przyjętych wcześniej.

Pracownik firmy X na co dzień zajmuje się przyjmowaniem zamówień od klientów. Jednym z jego zadań jest cotygodniowe przygotowanie raportów obejmujących zamówienia od odbiorców z uwzględnieniem zamówień niezrealizowanych. Raporty muszą być dostarczone w odpowiednim terminie do dyrektora sprzedaży. Zestawienia muszą umożliwić szybki podgląd wartości wszystkich zamówień zrealizowanych i niezrealizowanych, a także wyróżnienie zamówień powyżej 100 000 zł.

Ponieważ firma obsługuje wielu klientów i rozwija się bardzo dynamicznie, często nadmiar zleceń nie pozwala na terminowe wykonanie raportów tygodniowych. Skutkiem tego jest niedostateczny nadzór nad zamówieniami.

Wykorzystując narzędzia wskazane w niniejszym artykule, pracownik firmy X przygotował analizę, która pozwoliła na utworzenie raportu cyklicznego obejmującego zamówienia od odbiorców w danym okresie, przyrostowo, z określonymi parametrami. Zestawienie jest teraz generowane i wysyłane do dyrektora działu sprzedaży automatycznie w określonym oknie czasowym, które nie obciąża systemu, za to pozwala na terminowe dostarczenie raportu.

Przykład 2. Stan należności od odbiorców

Problem oczekiwania na spłatę przeterminowanych należności z tytułu faktur za towar lub usługę nie jest niestety obcy polskim przedsiębiorcom. Potrafi on zachwiać płynnością finansową na tyle, że firma, nie mogąc regulować swoich zobowiązań, z wierzyciela nierzadko staje się dłużnikiem. Aby zapobiegać sytuacjom, w których odbiorca zalega z płatnościami, najlepiej na bieżąco kontrolować stan należności.

Pracownik firmy Y, który na co dzień zajmuje się finansami i księgowością w systemie Softlab ERP, ma za zadanie monitorować należności z tytułu faktur za towar lub usługę i w określonych przypadkach wysyłać odpowiednie powiadomienia. Jeśli zbliża się termin płatności a wartość faktury przekracza 100 000 zł, musi wysłać do klienta stosowną informację. Jeśli faktura, niezależnie od wartości, przekroczy termin płatności, księgowy musi wysłać ponaglenie. Dodatkowo jeśli przeterminowana faktura przekracza 100 000 zł, informację otrzymać musi jeszcze dyrektor finansowy.

Dotychczasowym problemem pracownika była nie tylko czasochłonność procesu. Mimo, że za każdym razem wyciąganie danych wygląda tak samo, zdarzały się błędy podczas kopiowania danych do pliku Excel lub wiadomości email. Niekiedy nadmiar pracy powodował, że powiadomienia nie były wysyłane na czas.

Dzięki zastosowaniu analiz słownikowych oraz modułu zestawień pracownik utworzył kilka raportów cyklicznych, które monitorują należności, a ich wyniki udostępniane są w postaci linku do aplikacji wysyłanego na adres email. Na podstawie warunków, które określił w definicji raportów, system sprawdza, jaka jest wartość faktury, czy faktura jest przeterminowana oraz czy zbliża się termin płatności. Pracownik utworzył również automatyczne powiadomienia, w których system przesyła informacje do klienta o zbliżającym się lub przekroczonym terminie płatności. Takie ponaglenia zostały utworzone dla klientów, którzy najczęściej zalegali z płatnościami, na których pracownik poświęcał najwięcej czasu. W razie potrzeby, powiadomienie wysyłane jest również do dyrektora finansowego. Pracownik otrzymuje również powiadomienia email o wysyłce ponaglenia do klienta. Takie rozwiązanie pozwala na szybszą reakcję firmy i oszczędność czasu poświęcanego codziennie na wyszukiwanie takich informacji i podejmowania stosownych działań.

Jakie to daje korzyści

• Oszczędność czasu dzięki pełnej automatyzacji tworzenia, sprawdzania i dystrybucji wyników zestawień.
• Łatwość przygotowania nowego raportu dzięki możliwości zdefiniowania go na podstawie analizy słownikowej.
• Łatwość w zarządzaniu udostępnianiem raportów.

Pełną informację o Softlab ERP by Asseco można znaleźć na stronie https://softlab.com.pl/.

Autor wpisu: Jakub Adamus