Do systemu Softlab ERP by Asseco została dodana funkcjonalność umożliwiająca blokowanie kartotek materiałowych o określonych statusach dla dokumentów.
Potrzeba biznesowa
Każdy asortyment, który pojawia się w ofercie firmy, przechodzi poprzez określone etapy cyklu życia produktu. W systemie Softlab ERP by Asseco cykl życia produktu może zostać odwzorowany za pomocą statusów kartoteki materiałowej. Względem kartotek, będących na określonym etapie cyklu, może zachodzić potrzeba kontroli ich dostępności w określonych procesach, na przykład podczas wystawiania i zatwierdzania dokumentów w systemie.
Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić
Dotychczas system Softlab ERP by Asseco nie dostarczał użytkownikowi (podczas wystawiania dokumentów) informacji o statusie kartoteki. Skutkowało to przypadkami, że na dokumentach pojawiały się kartoteki, które zgodnie z polityką firmy nie powinny już na nich występować. Najlepszym przykładem jest sytuacja, kiedy nasz dostawca zdecydował o wycofaniu produktu ze sprzedaży. My, mając na stanach magazynowych ten produkt, wciąż chcemy mieć możliwość jego sprzedaży. Natomiast nie chcemy, aby pojawiał się on na zamówieniach do dostawcy, ponieważ i tak zamówienie nie zostanie zrealizowane. W takim przypadku użytkownik podczas wystawiania zamówienia do dostawcy będzie musiał pamiętać, czy może u naszego dostawcy zamówić dany produkt czy nie.
Jak to usprawniliśmy
W słowniku Rodzaje dowodów dodany został szczegół Zablokowane statusy kartotek dla dowodów. Dla każdego rodzaju dokumentu możemy w nim zdefiniować, w jaki sposób kartoteka materiałowa o danym statusie ma się zachować podczas wystawiania lub zatwierdzania dokumentów.
Rys.1 Słownik rodzaje dowodów – szczegół zablokowane statusy kartotek dla dowodów
W ten sposób dział logistyki może bardzo szybko wprowadzić kontrolę pojawiania się kartotek z niedozwolonym statusem np. na dokumentach sprzedaży.
Mamy do wyboru trzy opcje funkcjonowania kontroli:
- Edycja dowodu Informacja – podczas próby dodawania kartoteki na linijce dowodu, użytkownik zostanie poinformowany komunikatem o kontroli, jednak będzie mógł dodać kartotekę.
- Edycja dowodu blokada – podczas próby dodawania kartoteki na linijce dowodu użytkownik zostanie poinformowany komunikatem o kontroli oraz zostanie zablokowana możliwość dodania kartoteki.
- Blokada przy przenoszeniu do dziennika – podczas próby zatwierdzenia dowodu użytkownik zostanie poinformowany komunikatem o kontroli i dowód nie zostanie zatwierdzony.
Rys.2 Opcje kontroli statusów kartotek na dowodach
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.
Przykład 1:
Istnieje konieczność zablokowania zamawiania u dostawcy określonego towaru, lecz posiadamy go na stanie i chcemy go móc sprzedać. Towarowi zostaje nadany status do wycofania. Dodatkowo w szczególe Zablokowane statusy kartotek dla dowodów dla dokumentu zamówienia do dostawcy ustawiona jest dla danego statusu kartoteki blokada podczas edycji dowodu. W wyniku działania opisanej funkcjonalności handlowiec, kiedy wprowadza zamówienie do dostawcy i wybiera określony towar, otrzymuje informację o blokadzie towaru na zamówieniu do dostawcy. Może odpowiednio wcześniej podjąć inną decyzję zakupową.
Nie ogranicza to jednak możliwości sprzedaży tego towaru.
Przykład 2:
Klient dzwoni do handlowca z potrzebą złożenia zamówienia podobnego do takiego, które zostało zrealizowane kilka miesięcy wcześniej. W międzyczasie jeden z towarów został wycofany u dostawcy.
Dział logistyki dla dokumentów sprzedaży zdefiniował (w szczególe Zablokowane statusy kartotek dla dowodów), że dla towarów o tym statusie będzie funkcjonowała kontrola polegająca na wyświetleniu odpowiedniej informacji.
Handlowiec znajduje poprzednie zamówienia. Kopiuje je i podczas edycji linijki lub zatwierdzania zamówienia otrzymuje komunikat, że jedna z pozycji towarowych ma status „Do wycofania”. W tym momencie handlowiec może zdecydować – czy pozostawić tą pozycję (bo jest dostępna jeszcze w magazynie) lub skonsultować się z klientem i zaproponować jakiś zamiennik.
Jakie to daje korzyści
- Ograniczenie sprzedaży utraconej.
- Zapewnienie stanów magazynowych na potrzeby sprzedaży.
- Wczesne reagowanie na zmieniającą się dostępność asortymentu.
- Zadowolenie odbiorców poprzez zapewnienie wysokiego poziomu realizacji zamówień.
Autor wpisu: Roman Gawroński