Poniżej prezentujemy opis działania rozdzielnika międzyfirmowego w organizacjach wielofirmowych, dostępnego w systemie Softlab ERP by Asseco.

Potrzeba biznesowa

Usprawnienie procesu zamawiania towaru w firmach powiązanych w grupę kapitałową staje się coraz większym wyzwaniem dla podmiotów, wchodzących w jej skład. Poszczególne przedsiębiorstwa oczekują możliwości wzajemnego podglądu stanów magazynowych, wspólnych kartotek: kontrahentów i asortymentowej, a także szybkiej realizacji zamówień oraz automatyzacji procesu wystawiania dokumentów (dokumentów wydań, przyjęć i faktur zakupu).

W jaki sposób to zrobiliśmy – jak to działa

Aby sprostać takim wymaganiom, system Softlab ERP by Asseco, dla firm działających na wspólnej bazie danych, oferuje funkcjonalność rozdzielnika międzyfirmowego, dostępnego zarówno z poziomu modułu zamówień od odbiorców, jak również z poziomu zamówień do dostawców.

Rozdzielnik międzyfirmowy dla zamówień od odbiorców

Na poziomie zamówień od odbiorców funkcjonalność rozdzielnika międzyfirmowego działa w ten sposób, że z poziomu rejestracji pozycji zamówienia od odbiorców mamy pogląd stanów magazynowych zarówno w magazynach własnej firmy, jak również w magazynach firm powiązanych. W przypadku braku towaru w naszej organizacji możemy wskazać magazyn z innej spółki, z którego chcemy zamówić brakującą pozycję. Efektem końcowym takiego procesu będzie utworzenie zamówienia w firmie powiązanej z rezerwacją stanu dostępnego pod nasze zamówienie. Po skompletowaniu i wysłaniu w/w zamówienia (do firmy powiązanej) powstaną automatycznie dokumenty pozwalające na szybkie przyjęcie dostawy i jej wydanie pod nasze zamówienie od odbiorcy.

Rozdzielnik międzyfirmowy dla zamówień do dostawców

Sprzedaż towarów związana jest nierozłącznie z koniecznością uzupełniania stanów magazynowych. Zakupy mogą być dokonywane u dostawców zewnętrznych lub w ramach grupy firm powiązanych. W przypadku zakupów dokonywanych od innej spółki w ramach grupy system Softlab ERP by Asseco oferuje funkcjonalność rozdzielnika międzyfirmowego dla zamówień do dostawców. Działa ona w ten sposób, że na zamówieniu, jako dostawcę, wskazujemy firmę powiązaną oraz wybieramy (na dedykowanej zakładce) realizację zamówienie ze stanów magazynowych tego przedsiębiorstwa. Dla takiego zamówienia tworzone jest zamówienie powiązane w wybranej firmie, które posiada założoną rezerwację, na towar dostępny. Po skompletowaniu i wysłaniu zamówienia powstaną dokumenty pozwalające na szybkie przyjęcie dostawy na nasz stan magazynowy.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie?

Przykład 1.

W firmie F1 (należącej do organizacji wielofirmowej) kontrahent chce złożyć zamówienie na dwa towary. Handlowiec podczas rejestracji zamówienia ma podgląd na stany magazynowe własnej organizacji, jak również innych organizacji w grupie.

Okazuje się, że pierwszy towar jest dostępny na magazynie własnym, a drugi nie. W tej sytuacji handlowiec (na zakładce „Rozdzielnik”) wskazuje magazyn firmy (F2), z której towar będzie sprzedawany – towar ten zostaje automatycznie zarezerwowany w firmie F2 (Rysunek 1).

Rysunek 1. Zamawianie towaru z magazynu firmy F2

Po zaakceptowaniu zamówienia (ZO) w firmie F1, handlowiec wygeneruje zamówienie filiowe (ZOF)
w firmie F2. Zamówienie w firmie F2 zostanie przekazane do realizacji. Końcowym etapem realizacji zamówienia będzie wystawienie dokumentu wydania (WZ) oraz faktury sprzedaży w firmie F2. Równocześnie w firmie F1 powstanie dokument przychodowy (PZ) oraz faktura zakupu (FZ) od firmy F2. Po fizycznym przyjęciu towaru w firmie F1 i potwierdzeniu dokumentu przychodowego, nastąpi automatyczne nadanie rezerwacji na zamówieniu od klienta końcowego (ZO).

W ostatnim etapie w/w procesu nastąpi wystawienie, przez handlowca, dokumentów wydania (WZ)
i sprzedaży (FV) dla klienta końcowego.

Przykład 2.

W firmie F1 (należącej do organizacji wielofirmowej) zaopatrzeniowiec, chce zamówić towar na swój stan magazynowy, z magazynu firmy F2. W takiej sytuacji zaopatrzeniowiec rejestruje zamówienia do dostawcy (ZD), na którym jako dostawcę wybiera kontrahenta firmowego dla firmy F2. Na zamówieniu wypisuje pozycje, które chce tam zamówić. Na zakładce „Rozdzielnik” wskazuje magazyn z firmy F2,
z którego chce zamówić towar, analogicznie jak w przypadku rejestracji zamówienia od odbiorcy (Rysunek 1).

Po zaakceptowaniu zamówienia (ZD), zaopatrzeniowiec wygeneruje zamówienie filiowe (ZOF) w firmie F2. Zamówienie to zostanie przekazane do realizacji. Końcowym etapem realizacji zamówienia (ZOF) będzie wystawienie dokumentu wydania (WZ) oraz faktury sprzedaży w firmie F2. Równocześnie w firmie F1 powstanie dokument przychodowy (PZ) oraz faktura zakupu (FZ) od firmy F2. Po fizycznym przyjęciu towaru w firmie F1 i potwierdzeniu dokumentu przychodowego towar pojawia się na stanie magazynu firmy zamawiającej (F1).

Przykład 3.

 W firmie F1 (należącej do organizacji wielofirmowej) składamy zamówienia na towar z firmy F2. Po realizacji zamówienia w firmie F2, z poziomu firmy F1 możemy podejrzeć dokumenty PZ, które zostały wygenerowane automatycznie do WZ. Możemy w ten sposób sprawdzić, jaki towar dostaniemy w najbliższej dostawie. Powyższej operacji możemy dokonać w module „Zamówienia od odbiorców”, na zakładce „Dokumenty sprzężone”.

 Jakie to daje korzyści dla klienta

• Optymalizacja zapasów (towar kupujemy w firmie powiązanej, a nie u zewnętrznego dostawcy). Powoduje to większą rotację towarów, zmniejszenie stanów dla towarów mało-rotujących (np. towar, który słabo się sprzedaje w firmie F1 może się lepiej sprzedawać w firmie F2).
• Optymalizacja zakupów. Na podstawie zamówień z firm powiązanych, możemy złożyć zbiorcze zamówienia u dostawcy zewnętrznego. Większy wolumen zakupów może się przełożyć na lepsze warunki handlowe, np. wyższe rabaty.
• Skrócenie czasu i zmniejszenie liczby pomyłek w związku z automatyzacją obrotu dokumentów pomiędzy firmami.
• Zmniejszenie sprzedaży utraconej dzięki szybkiemu dostępowi do informacji o dostępności asortymentu w magazynach innych firm.

Autor wpisu: Krzysztof Martyna