Parametry kartotek, to mechanizm dostępny w systemie Softlab ERP by Asseco, który umożliwia łatwą rozbudowę zakresu informacji przechowywanych wraz z używanymi w firmie indeksami materiałów, towarów, czy produktów. Rozwiązanie pozwala na samodzielne definiowanie nowych pól w dowolnym momencie eksploatacji systemu, bez jakiejkolwiek potrzeby rozszerzania struktur tabel w bazie danych oraz modyfikacji programistycznych. Dodatkowo umożliwia także definiowanie słowników dostępnych wartości dla poszczególnych informacji.

Potrzeba biznesowa

W każdej firmie korzystającej z systemu Softlab ERP by Asseco jednym z głównych i szeroko wykorzystywanych słowników jest kartoteka materiałowa pozwalająca na rejestrowanie wszystkiego, co jest przedmiotem obrotu magazynowego, handlu lub technologii produkcji, a więc będą to zarówno indeksy materiałów, towarów, produktów, czy surowców, jak również usług, dodatkowych kosztów lub czynności technologicznych. Taki szeroki zakres zastosowania kartoteki powoduje potrzebę przechowywania bardzo różnorodnych informacji, które pozwolą w sposób wyczerpujący i jednoznaczny opisać wszystkie cechy związane z indeksami. Oczywistym i pierwszym rozwiązaniem jest wykorzystanie wbudowanego w kartotekę, standardowego zestawu pól takich jak np. 5 pól na dowolny opis. Jednak nie zawsze jest to wystarczające, a w dodatku używanie pól opisowych, gdzie każdy może wpisać informacje w dowolny sposób bez zachowania odpowiedniej struktury, często prowadzi do powstania bałaganu. Można również wykorzystać wydajny słownik grup materiałowych, umożliwiający budowanie wielu, niezależnych klasyfikacji i podłączanie do nich poszczególnych indeksów. Zdarza się również, iż użytkownicy systemu często próbują adaptować nieużywane, standardowe pola informacyjne kartoteki do swoich potrzeb. Takie postępowanie, choć doraźnie rozwiązuje problem, to jest powodem późniejszych niedogodności. Szybko okazuje się, że pole, które nie było do tej pory potrzebne chcemy zacząć wykorzystywać zgodnie z jego przeznaczeniem. Co wówczas zrobić ze zgromadzonymi tam informacjami? Prędzej lub później dochodzimy więc do wniosku, iż konieczna jest rozbudowa kartoteki materiałowej o nowe pola umożliwiające przechowywanie rozmaitych informacji w sposób uporządkowany.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Na etapie wdrożenia systemu, jak i podczas jego eksploatacji, istnieje możliwość zlecenia rozbudowy kartoteki o potrzebne informacje oraz wykonania dodatkowych mechanizmów pilnujących porządku i spójności przechowywanych danych. Możemy wówczas zlecić wykonanie takiej usługi, co będzie  rozwiązaniem skutecznym, jednak nie pozbawionym pewnych niedogodności:

• Trzeba z góry przewidzieć zakres potrzebnych informacji oraz sposobu weryfikacji ich poprawności. Jeśli zapomnimy o czymś lub pojawi się nowa potrzeba, to trzeba będzie zamówić kolejną usługę.
• Wykonanie zmiany struktury tabel i oprogramowanie ich tak, aby system pilnował i wymuszał na użytkownikach zachowanie porządku w danych, zajmuje pewien czas.
• Zamówienie usługi rozbudowy kartoteki wiąże się z poniesieniem dodatkowych kosztów.

Jeśli w kartotece rejestrujemy bardzo zróżnicowany asortyment, to częstotliwość powstawania potrzeby kolejnych zmian w zakresie informacji może być duża i wykonywanie za każdym razem modyfikacji w strukturze tabel będzie uciążliwa.

Jak to usprawniliśmy

Aby skutecznie wyeliminować powyższe problemy, do systemu Softlab ERP by Asseco został dodany mechanizm parametrów kartotek, który umożliwia rozszerzanie zakresu informacyjnego kartoteki w sposób elastyczny i nie wymagający zamawiania dodatkowych usług polegających na zmianie struktury tabel w bazie danych. Parametry kartotek można definiować w prosty sposób, od ogółu do szczegółu, podłączając je do grup asortymentu, czy nawet konkretnych indeksów. Definicji parametru może dokonać uprawniony użytkownik systemu, np. osoba odpowiedzialna w firmie za daną grupę asortymentową, dysponując wyłącznie wiedzą biznesową, a nie techniczną z zakresu struktur baz danych.

Stosownych modyfikacji można dokonywać od razu, kiedy są one potrzebne, bez konieczności zamawiania ich na zewnątrz, czy zlecania wewnętrznemu działowi IT.

Rys.1.Słownik definicji parametrów, umożliwia między innymi określenie typu parametru, zbioru wartości, widoczności w sklepie internetowym

Zdefiniowany parametr może być użyty na dwa sposoby – można go przypisać do całej grupy asortymentowej, wówczas wszystkie kartoteki należące do tej grupy będą automatycznie obsługiwać ten parametr, lub można przypisać go do pojedynczego indeksu. Takie podłączanie parametrów do kartotek ma kilka zalet:

– zdefiniowane parametry nie są widoczne wszędzie, a tylko na tych kartotekach, gdzie mają sens. Zbędne informacje nie zaciemniają więc obrazu tam, gdzie nie są potrzebne.

– na etapie podłączania parametru do grupy lub kartoteki mamy możliwość uszczegółowienia jego definicji, między innymi podłączenia innego słownika wartości. Na przykład ten sam parametr KOLOR dla jednego asortymentu może zawierać inny zbiór wartości, niż dla innych asortymentów.

Obie te cechy parametrów sprzyjają zachowaniu porządku i spójności przechowywanych informacji.

Rys.2. Przykładowe parametry podłączone do konkretnej grupy asortymentu

Oczywiście możliwe jest zdefiniowanie parametru bez słownika, gdzie będzie można wpisywać dowolne wartości. Często jednak zależy nam, aby informacja była uporządkowana i odporna na błędne wpisy zawierające np. literówki. Wówczas bardzo przydatny okazuje się mechanizm definiowania zbiorów wartości i przypisywania ich do parametrów kartotek. Takich zbiorów wartości, czyli słowników można zdefiniować dowolną ilość, a definicja jest bardzo prosta – wystarczy nadać nazwę zbioru oraz wypisać na liście wszystkie jego elementy, czyli dostępne wartości. Jeśli w trakcie pracy jakiejś wartości zabraknie w słowniku, to osoba do tego uprawniona może go w każdej chwili uzupełnić. Jest również możliwość czasowego włączania i wyłączania poszczególnych elementów zbioru.

Warto też wspomnieć, że na zdefiniowanych słownikach można wykonywać proste operacje na zbiorach, np. mając zdefiniowane dwa niezależne zestawy kolorów na potrzeby różnych asortymentów, można w bardzo prosty sposób połączyć te dwa słowniki w jeden będący ich sumą (czyli zawierający wszystkie, niepowtarzające się wartości z obu zbiorów), np. po to, aby móc opublikować pełną kolorystykę w sklepie internetowym, cenniku lub katalogu. Można również wykluczać zbiory lub pojedyncze wartości, np. określając, że nowy asortyment ma kolory takie, jak inna grupa asortymentowa z wyjątkiem kilku kolorów, które w tym konkretnym przypadku nie są dostępne.

Jako uzupełnienie należy jeszcze wspomnieć, że funkcję zbioru wartości może pełnić dowolny, istniejący już w systemie słownik. Na równi ze zdefiniowanymi zbiorami wartości możemy też wykorzystywać np. kartotekę kontrahentów, słownik jednostek miary, plan kont, czy inny dowolny słownik znajdujący się w systemie.

Rys.3. Definicja przykładowego zbioru wartości

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przyjrzyjmy się jeszcze raz możliwościom, jakie oferuje mechanizm parametrów kartotek na przykładach. Załóżmy, że firma handluje sprzętem elektronicznym, a wśród oferowanego asortymentu są np. głośniki, słuchawki, karty pamięci, ładowarki USB, itp. W każdej z tych grup asortymentowych możemy mieć wiele indeksów, a każdy z nich może mieć indywidualne cechy, takie jak kolor, moc, pojemność, szybkość, napięcie, itp. Jednak podawanie mocy w stosunku do karty pamięci mija się z celem, podobnie jak podawanie pojemności w stosunku do słuchawek. Dlatego dla poszczególnych grup należy zdefiniować odrębne parametry. Dla głośników będzie to na przykład moc wyrażona w Watach, kolor, wymiary, czy obsługuje technologię Bluetooth i w której wersji, zakres przenoszonych dźwięków, czy ma gniazdo USB / AUX, itp. Niektóre z parametrów pasują również do słuchawek, np. ten dotyczący technologii Bluetooth, koloru, czy zakresu przenoszonych dźwięków. Dlatego dla słuchawek możemy z powodzeniem wykorzystać niektóre parametry zdefiniowane na potrzeby głośników oraz zdefiniować inne, dotyczące wyłącznie słuchawek, np. typ (nauszne, dokanałowe, itp.). Jeśli użyliśmy parametru kolor dla różnych grup asortymentu, np. dla głośników i słuchawek, to nie znaczy to, że obie grupy muszą używać tego samego słownika kolorów. W kontekście każdej grupy lub nawet pojedynczych indeksów można podłączyć inny zbiór wartości dla parametru kolor.

Dodatkowo zbiory wartości okażą się doskonałym źródłem danych, jeśli firma będzie chciała opublikować swój asortyment w sklepie internetowym, gdzie bardzo cenną dla klientów funkcją jest możliwość filtrowania produktów według różnych parametrów poprzez określenie wartości, które ich interesują.

W innym przypadku firma może spotkać się z potrzebą określenia pewnych parametrów na etapie wprowadzania dostaw surowców. Na przykład jeśli kupujemy papier pakowy w rolkach, to w ramach tego samego indeksu magazynowego, każda kolejna dostawa może cechować się innymi szczegółowymi parametrami, np. jeśli jednostką magazynowania będą metry kwadratowe, to jako dodatkową informację możemy podać długość konkretnej rolki w danej dostawie. Taką informację można podać podczas rejestrowania dokumentu przyjęcia magazynowego. Po wybraniu danego indeksu w dokumencie będzie możliwość zmiany przypisanych do tego indeksu parametrów, a przypisane wartości mogą automatycznie trafić jako opis partii, abyśmy w przyszłości wiedzieli, która partia towaru jakie ma indywidualne cechy.

Mechanizm parametrów kartotek jest też szeroko wykorzystywany w module produkcji (to zastosowanie szerzej opisał Roman Szymkowiak w artykule „Konfigurator produktu”) oraz w kontroli jakości, gdzie umożliwia zdefiniowanie parametrów, jakie dla każdego indeksu powinny zostać skontrolowane oraz jakie są ich dopuszczalne wartości.

Jakie to daje korzyści

Podsumowując, mechanizm parametrów kartotek oraz powiązany z nim mechanizm definiowania zbiorów wartości daje następujące korzyści:

• Oszczędność czasu i pieniędzy, dzięki możliwości samodzielnej definicji potrzebnych informacji przechowywanych wraz z indeksami oraz słowników dostępnych wartości.
• Łatwość utrzymania porządku i spójności informacji, dzięki zbiorom dostępnych wartości oraz dzięki temu, że poszczególne parametry mogą być przypisane wyłącznie do tych asortymentów, dla których mają sens.
• Łatwość wykorzystania posiadanych specyfikacji parametrów jako dane do filtrowania w sklepie internetowym lub przy publikacji cenników i katalogów.
• Możliwość opisania indywidualnymi cechami każdej partii towaru, dzięki temu, że wartości parametrów kartotek można zmieniać w dokumentach.

Autor wpisu:  Andrzej Zielony