czyli jak wyeliminować przeterminowane partie oraz wspomóc, usprawnić i zautomatyzować zarządzanie terminami ważności.

 Potrzeba biznesowa

Jakie straty ponosi firma z powodu braku analizy terminów ważności towarów i surowców?

Termin ważności, który skraca się z każdym upływającym dniem, decyduje o przydatności partii. Przy dużej liczbie surowców, towarów i produktów, ręczne analizowanie terminów ważności staje się kłopotliwe i pracochłonne.

Doprowadzenie do przeterminowania partii, to wymierne straty finansowe dla organizacji. Przykładowo, użycie przeterminowanego surowca, to ryzyko powstania wadliwego produktu. Natomiast sprzedaż przeterminowanych towarów to ryzyko zwrotów i reklamacji, a nawet utraty kontrahenta.

Informacja o zbliżającym się przeterminowaniu, otrzymywana z odpowiednim wyprzedzeniem,  wpływa na ocenę zapasów w najbliższej przyszłości. Pozwala również podjąć odpowiednie działania, które zapobiegną powstaniu przeterminowania lub umożliwią zarządzanie nim.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Informacja o dacie ważności rejestrowana jest systemie Softlab ERP by Asseco od dawna. Jednakże wykorzystanie daty ważności sprowadzało się zazwyczaj do ustalenia kolejki wydań wg tej daty (FEFO) lub też blokady asortymentu podczas próby wydania po terminie. Potrzebny był ponadto mechanizm informujący, raportujący i blokujący.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Softlab ERP by Asseco została dodana możliwość definiowania, dla poszczególnych kategorii asortymentu, progów liczby dni, po których system automatycznie informuje o zbliżających się lub przekroczonych terminach ważności. Dla każdej kategorii przypisane są osoby odpowiedzialne, które są dodatkowo informowane za pomocą komunikatu przesyłanego w wiadomości e-mail.

Rysunek 1. Konfiguracja

Informacje o przeterminowanych i zagrożonych partiach dostępne są również w postaci słownika – raportu.

Rysunek 2. Raport w systemie

Zagrożone i przeterminowane partie raportowane są dodatkowo w postaci wiadomości e-mail wysyłanych do wskazanych w konfiguracji osób.

Rysunek 3. Raport w postaci e-mail

Dodatkowo, partie przeterminowane są automatycznie rezerwowane i przekazywane do działu kontroli jakości. W kolejnym kroku to kontrola jakości podejmuje decyzję o dalszym losie danej partii.

Rysunek 4. Przeglądarka rezerwacji kontroli jakości

W powyższym rozwiązaniu tabela konfiguracyjna, raport, rezerwacja będąca jego wynikiem oraz format maila zostały przygotowane wdrożeniowo.

Natomiast obsługa terminów ważności na partiach, mechanizm wysyłania maili, jak również cały używany dalej moduł kontroli jakości są elementami standardowego rozwiązania.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1:

W firmie wielokrotnie dochodziło do sytuacji, w której okazywało się, że dla części asortymentu upłynął już termin ważności lub nastąpi to w ciągu kilku następnych dni. Podejmowane naprędce działania zaradcze nie rozwiązywały problemu i organizacja ponosiła nieplanowane koszty. Po uruchomieniu mechanizmu informowania o zbliżających się upływających terminach ważności, osoby odpowiedzialne otrzymują (z odpowiednim wyprzedzeniem) informacje drogą mailową, dzięki czemu mogą zaplanować dalsze działania (np. wyprzedaż promocyjną) i uniknąć powstania przeterminowania.

Przykład 2:

W firmie produkcyjnej, dzięki otrzymywaniu wcześniejszej informacji o zbliżającym się terminie ważności,  zagrożone partie są poddawane badaniom laboratoryjnym. W wyniku pozytywnej oceny może nastąpić warunkowo wydłużenie ich przydatności. W przypadku oceny negatywnej wiemy z wyprzedzeniem o problemie. Zbliżający się termin ważności surowca oznacza dla firmy stratę. Dzięki wcześniejszej informacji przedsiębiorstwo może zmienić plany produkcyjne tak, aby zużyć wcześniej zagrożone przeterminowaniem surowce.

 Jakich korzyści dostarcza opisana funkcjonalność

1. Zmniejszenie kosztów spowodowanych stratą, dzięki likwidacji przeterminowanych asortymentów, możliwość zaplanowania sprzedaży zagrożonych towarów czy zużycia w odpowiednim czasie zagrożonych surowców, etc.

2. Zmniejszenie liczby reklamacji i zwrotów (a co za tym idzie kosztów ich obsługi) poprzez rezerwację przeterminowanych produktów i towarów.

3. Informacja o zbliżających terminach wpływa na ocenę dostępnych stanów magazynowych i co się z tym wiąże zwiększa zapotrzebowanie. Z punktu widzenia stanów magazynowych informacja o zbliżającym się przeterminowaniu jest istotna do planowania zamówień do dostawców w najbliższej przyszłości, co przekłada się na zapewnienie ciągłości produkcji czy też dostaw.

4. Zmniejszenie kosztów zarządzania odpadami – rezerwacja surowców zmniejsza ryzyko powstania nieudanej produkcji i związanych z nią strat.

5. Odpowiedzialność za dalsze postępowanie z przeterminowanymi partiami przerzucana jest na dział kontroli jakości, który decyduje kompetentnie o dalszych działaniach, w tym o warunkowym dopuszczeniu partii do obrotu.

Autor wpisu:  Piotr Pabiś